消費財向け販売管理システムの選び方とは?

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消費財向け販売管理 

消費財向け販売管理システムは、企業にとって大きな投資になります。あるべき姿になるため、そして費用対効果を出すために、良いシステムを選び、良いベンダーを選びたいものです。

今回は、消費財向け販売管理システムの「選び方」に関する実践方法や勘所について解説していきたいと思います。

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「費用は使用予定期間で比較する」

システムを導入する時には、初期コスト以外にランニングコストが発生します。一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会(JUAS)の調査では、基幹システムの平均寿命は約14.6年との調査結果が出ています。当調査においても、年々基幹システムの寿命が長くなっているという結果がでており、導入予定のシステムを何年間使用する予定であるのかを考慮したうえで意思決定を行う必要があります。システム選定のポイントは、「使用予定期間での費用の比較」です。

使用予定期間をシステム選定を行うときから考慮し、導入後にどれだけのランニングコストが必要になるのか想定をしたうえで意思決定を行うことが重要です。その理由は、基幹システムの平均寿命約14.6年という期間において、トータルコストを想定して基幹システムを検討しなければ、正しい意思決定が行えないからです

トータルコストには以下のような要素があります。

  • 保守料金
  • 追加開発の費用
  • 電気料金
  • インフラ関連通信料
  • 端末の寿命による入替
  • サーバーの寿命による入替
  • サーバーOSのバージョンアップ
  • サーバーOSのバージョンアップに伴うシステム改修費
  • システム運用のための工数

この中で、試算が行いにくく大きな出費になりやすいのは、「サーバー・OSのバージョンアップに伴うシステム改修費」と、「システム運用のための工数」の2つです。 初期費用が安いけれどサポートが不安定なテクノロジー、バージョンアップを繰り返すテクノロジーなどを採用すると、サーバーやOSなどの更新時にシステム改修の工数が膨らみがちとなり、それに伴い作業費用も高くなってしまいます。

また、1つのシステムを稼働させるためには、サーバー、OS、セキュリティツールやバックアップツールなどのミドルウェアなどを組み合わせてプラットフォームを構築する必要があり、たった1つのミドルウェアのサポート終了と更新に伴い、それ以外のミドルウェアやOSのバージョンの適合確認などが必要となり、その対応に多くの工数が必要となります。そのために必要な運用工数についても考慮に入れてシステム選定の意思決定を行うことが重要となります。

販売管理システムでは、10年以上利用することを前提にシステム構築を行っています。テクノロジーの将来動向を正確に予測することは難しく、サーバーやOS、ブラウザーのバージョンアップ対応などは必要となりますが、その際に不必要に高額な費用が発生しないように十分に留意をしてくれるベンダーを選定すべきです。 採用するプラットフォーム、DB設計、プログラムロジックは長期使用を前提に考え、初期費用・ランニングコストも含めたトータルコスト(TCO)を小さくできるシステムデザインを志向して、提案とシステム構築を行ってくれるベンダーを選ぶべきでしょう。

「基幹システム」と称されるシステムは、頻繁に更新を行うものではなく、その周辺システムのみが技術動向に応じて変化していくものだと考えています。つまり、一度基幹システムをしっかりと構築しさえすれば、周辺システムの更新が行われようとも、その背骨である基幹システムはそのまま利用し続けるべきものであると考えてシステム構築を行っていくべきではないでしょうか。

消費財向け販売管理の選び方2
「保守体制までしっかり確認!」

販売管理システム選定の際のポイントの1つである、「保守体制についての確認」についてご紹介します。
販売管理システムの選定時には機能や価格に目がいってしまいがちですが、社内の様々な部門・ITスキルの方が長く利用し続けるものであるため、ベンダー側の保守体制も選定の際に確認すべき重要なポイントではないでしょうか。

販売管理システムは導入して終わりというものではなく、日々運用をしていく必要があります。また、その運用中には導入ベンダーに対して様々な問合せ・相談を行うことになります。

具体的には、操作方法、データリカバリーの方法、バグ報告とその修補、業務課題が出た時の運用方法など、各種問合せを行い、相談し、対応していくことになります。その対応が遅い、不親切であれば、日々運用している方からするとストレス以外の何物でもありません。それは、システムを効率的に運用していく上での障壁となります。IT業界は人の流動性も高く、また、長期間に亘りシステムの保守対応を行う保証をしていない企業もあるので注意しましょう。

上に記述したようなリスクを最小限にする為には、以下のような点について事前に確認する必要があります。

【保守体制の確認】

  • 保守に手間が掛からないような資産継承性の高い販売管理システムであるか、ベンダー側に保守体制がしっかりと構築されているか
  • 導入する販売管理システムを熟知した担当者が対応してくれるか
  • 提案・導入時と、運用時のベンダー側の保守担当者は同じであるか
  • 情報共有されているか
  • ベンダー側から一方的に保守契約を打ち切ったり、サービス提供終了などの理由で保守費用を値上げするようなことはないか
  • 販売管理システムを導入して終わりではなく、システムという視点にとらわれずに、ビジネスという広い視点で継続的にカスタマイズ・アドオン開発や追加提案・支援をしてくれるベンダーか

 

システムのご担当者や運用担当者が抱えがちな、保守対応のストレスとして挙がる項目の上位には、以下のようなものがあります。

【保守対応の確認】

  • バージョンアップを行わずに長年使っていたシステムの保守をベンダー側から打ち切られる
  • ベンダー側の特定の担当者でなければと、保守の対応ができず対応が遅延する
  • 土日に問合せしたいのに、土日に保守対応を行っていない

これらは、販売管理システムのような基幹業務システムの平均寿命が14.6年と長期化している現在において、システム運用の効率化を阻害するものです。従ってベンダー選定時には、このようなストレスを感じないように保守体制の確認を行う必要があります。

販売管理システムの提供ベンダーと、保守のベンダーを別々にすることは基本的にできません。そのため、販売管理システム選定時には、機能や価格などパッケージそのものだけに目を奪われるのではなく、保守体制といったパッケージ以外の部分もしっかりと確認することをおすすめします。

消費財向け販売管理システムで選ぶべき保守体制は、資産継承性の高い販売管理システムの提供をしており、長年にわたり消費財向け販売管理システムの保守対応を行っている実績があるベンダーがよいでしょう。同時に、自社開発のアプリケーションパッケージをベースにしたシステムを提供しており、お客様にご提供したシステムのカスタマイズ・アドオン開発部分について、定期的に共有会議を開催し、情報の共有化を行っているベンダーがよいと感じます。また、保守対応窓口を設け、土日でも保守対応員が社内に常駐し、保守対応を行っていれば最高です。

お客様が消費財向け販売管理システムを長期的に安心して利用でき、運用で感じるストレスを最小化できるような保守体制を実現してくれるベンダーを選びましょう。

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消費財向け販売管理の選び方3
「実際の業務運用を見据えた設計・機能要否を見極める」

販売管理システム選定の際のポイントの1つである、「実際の業務運用を見据えた設計、機能要否の見極め」についてご紹介します。
販売管理システムの選定時には機能が豊富にあることに目がいってしまいがちですが、使いこなせなかったり自社の運用体制・プロセスにそぐわない機能は必要ないですし、不要な機能が多く存在することは、使い勝手を悪くしたりスムーズな運用を阻害する要因にもつながる可能性があります。

販売管理システムを選定される方であれば、過去に1度もシステムを導入した事がない方はいないのではないかと思います。では、過去に選定されたシステムにおいて、使いこなせなかった機能はありませんでしたか?しかも、それは必須と考えていた機能で合ったり、必須までいかないとしても、あった方がベターだと思っていた機能であったりしませんか?

多機能の販売管理システムを導入しても、使っていない機能があれば、投資が無駄になります。それは地に足がついたシステムではないということであり、販売管理システムのような長期利用を前提とした投資は資産計上されるものですので、投資後は使っていない資産を無駄に減価償却している状態になります。減価償却は、PLへの算入項目であり、利益を減少させているものになりますので、無駄な減価償却は極力少なくするべきです。

 

消費財向け販売管理システムはソフトウェア資産として計上するシステムであるため、選定時は、「その機能は本当に必要で、運用時に使用するのかを社内で十分に検討し、機能毎の要否を見極めること」がポイントになります。言葉を変えると、自社の運用に沿った、地に足のついたシステムなのかどうかを検討するということが重要になります。

その理由は、消費財向け販売管理システムは高い買い物になることも多いのですが、導入した販売管理システムの性能をフルに活かして運用できなければ、いかに多機能なシステムでも投資に見合った価値がないからです。機能が多くても複雑すぎては運用できないのです。それは、いわゆる”動かないコンピューター”と言えるでしょう。

この事に気づいている人が昨今増えてきています。従って、その機能は本当に使うのか、運用出来るのかをシステムの選定の際に十分吟味する必要があります。それは無駄な投資を抑制するとともに、サービスイン(本稼働)をスムーズにするための秘訣でもあります。自社にあった、地に足のついた販売管理システムを導入することが、無駄な投資とサービスインをスムーズにするために何より必要です。

「運用」を見据えたシステム設計は重要です。消費財向け販売管理システムは、流通業に特化しており、運用を見据えたシステム構築をするノウハウを蓄積しているベンダーがよいでしょう。”実運用に見合った販売管理システムなのかどうか”をベンダーと顧客で会話し、システムを導入していきましょう。

消費財向け販売管理の選び方4
「流通業界の業務プロセスを理解したベンダー・技術者か?」

消費財向け販売管理システム選定の際のポイントの1つである、「流通業界の業務プロセスを理解したベンダー・技術者の関与の確認」についてご紹介します。
販売管理システムの選定時にはパッケージ機能そのものに目がいってしまいがちですが、システム導入効果を高めるには、複雑な業務プロセスを理解した上で設計やお客様の部署間の意向の調整支援を行う必要があります。従って、導入を支援するベンダー側の担当者に、豊富な知識や経験値があることが求められるのではないでしょうか。

その背景として、流通業界には特有の業務プロセスというものが存在しています。また、業界特有の言葉や慣習もあります。それらは、販売管理システムを構築する時に、依頼する側と構築する側とで共通認識が出来ていないと、打合せのスピードが失われます。また、運用を意識したシステム設計になっていなかったり、依頼する側が思っている内容ではない販売管理システムができあがったりして、いわゆる設計段階での不備の温床になってしまうのです。

消費財向け販売管理システム選定のポイントは、「業界の業務を熟知しているベンダー・技術者が関与しているかどうか」がとても大事です。業務プロセスが複雑で、また業界特有の言葉や慣習があるため、運用がきちんとでき、システム導入効果の高い販売管理システムを構築するには、ベンダー側に業界の業務を熟知しているエンジニアが必要となります。

 

販売管理システム提供ベンダーの担当者と意思疎通がスムーズにできない場合、どのような弊害が起きるのか見てみましょう。

  • 言葉の定義の共有化が必要
  • 言葉のニュアンスの共有化が必要
  • その業務の必要性の共有化が必要
  • その業務の運用の煩雑さの共有化が必要
  • 他社でその業務をどのように運用しているのかの情報を得られない
  • 課題に対して、それをベンダーに相談しても他社事例を交えた意見を貰えない
  • 他社でどのように管理会計を行っているのかという情報を得られない
  • 他社でこんな時に困ったという情報を得られない
  • 他社ではこんな課題が上がったが、自社では上がっていないかという確認をして貰えない
  • どこに注意してシステム構築をすればいいのかが曖昧になり、トラブルが多くなる可能性がある
  • その業務プロセスを変更した場合、それに派生して変更する業務の発見が遅れる

上記のような様々な弊害が発生すると考えられます。このような弊害を起こさないためにも、また、プロジェクトをスムーズに進めるためにも、業界を熟知したベンダーのサポートがシステム構築の際には不可欠になります。

消費財向け販売管理の選び方5
「システム導入時に注意すべき点」

システム導入プロジェクト進行中においては、ユーザー側では、以下の点を注意して頂くとスムーズに導入が進みます。

【ポイント1】ユーザー企業側でもタスク管理をする
ベンダー側では、プロジェクト導入中に課題管理表やスケジュールでプロジェクトマネジメントをしますが、ユーザー側でも、いつまでにどの作業を自社の誰がするのかというタスク管理表を作成しておくと、スムーズに導入が進みます。

【ポイント2】機能追加をする時、費用対効果を考慮する
機能を追加する必要があると感じた場合、その機能毎に費用対効果を考慮して決定する必要があります。また、費用対効果が小さくても、あるのと無いのとでは業務効率が大きく違う場合は、機能追加した方がいいケースもあります。

【ポイント3】自社特有の言葉や慣習は、プロジェクト初期にベンダー側に理解させる
プロジェクト中に、自社の言葉でベンダー側と会話できないと、スムーズに会話が進みません。自社特有の言葉や慣習がある場合は、出来るだけプロジェクトの初期にベンダー側に理解させるようにすると導入がスムーズにいきます。

【ポイント4】気になる点があったら、すぐにベンダーに相談する
システムを導入している時、気になる点というものが出てきます。その場合は、その気になる点をベンダー側に相談するようにします。それにより、小さな違和感が大きな問題に発展するのを未然に防ぐ事ができます。

【ポイント5】問題の先送りはいい結果を生まないため、早期に解決策を熟考する
何事も、解決策を立案するには時間を要します。問題が出た場合は先送りをせずに、その時に解決策を熟考するようにすることで、稼働前の混乱を最小限にすることができます。問題だと感じているのはユーザー側のみで、ベンダー側にはその意味が伝わっていないケースもありますので、ベンダー側と歩調を合わせるのも重要です。

 

株式会社テスクは、創業以来、流通業に特化し、消費財向け販売管理システムや小売業向け販売管理システムの導入支援・運用支援に関する豊富な実績と経験によって蓄積された十分なノウハウを持っています。これらのノウハウをフルに活用し、お客様の業務プロセスを強く意識したうえで、システム導入効果を最大限に高めることを目指し、導入支援・運用支援を行っています。消費財向け販売管理システムを選定されている方は、ぜひ上記で述べた選定ポイントをもう一度整理し、導入効果が出せるシステムとベンダーを選んでみてはいかがでしょうか?

2020/7/10