Web商談を成立させるサービスとは

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小売業 Web商談 

「Web商談が励行されているけど、対面商談に戻りたい!」と感じている方も少なくないのではないでしょうか。音声が悪くて相手が何を言っているかわからない、途中で途切れて商談にならない、といった「最低レベル」はクリアした環境でも、対面商談に戻りたいと思ってしまう…。なにがそうさせるのか、Web商談を成立させるサービスとはどういったものなのでしょうか。

Web商談に感じるストレス

今回のコロナ禍をきっかけに、商談を対面からオンラインへ移行された小売バイヤーの方々も多くいらっしゃると思います。また、こちらから持ち掛けなくても、お取引先様から「このツールを使ってWeb商談させて欲しい」など要望があり、ご対応されるというパターンも多かったのではないでしょうか。(なかには、電話やメールですべてカバーした!という会社もあるかもしれませんね)

ただ、すんなりWeb商談になじみ、何のストレスもなく対面商談から移行できた方は、そう多くないはずです。商談相手の居所が、目の前から画面の向こうに変わっただけ、という単純な変化ではなく、今まで気に留めていなかったような当たり前の前提が通じなくなってしまうのですから。

接続は2拠点間でも、それぞれ多数対多数だと、「マイク近くの人の声は聞こえてもマイクから遠い人の声は聞こえない。マイク近くの人も、横を向いてしゃべるときは聞き取りづらい。」という対面では起こり得ないシーンがWeb商談では生まれてしまうことがあります。画面の向こうでホワイトボードを使いだしたけど、何が書いてあるか全然見えない、そんな体験した方、いらっしゃいませんか?小売バイヤー様ですと、「画面越しで商品を見せられても、画像ならまだしも、荒い動画だとイメージがつかみづらい」といった問題もあるかと思います。小さなストレスを挙げればキリがありません。

Web商談ツールにはこんなサービスも

では、このようなストレスを軽減してくれるサービスを持った商談ツールはあるのでしょうか。Webでざっと調べてみただけでも、以下のような便利そうなサービスを持つ商談ツールが見つかります。

■インストール不要

「商談相手には接続用Webページにアクセスしてもらい、ワンタイムパスワードを伝えるだけでWeb商談ができる」など、相手にできるだけ負荷をかけない、言い換えると相手が準備をしてくれればこちらには何も手がかからないツールもあります。

■画面共有

Web商談では、相手に紙の資料を手渡すことができません。事前にデータを共有し、プリントアウトしてもらったとしても、画面越しでは商談中に相手がどのページを見ているかはわかりません。そこで資料データを画面上で共有する画面共有機能を使うことで、双方が同じページを見ている状態を作ることができます。さらに、ツールによってはお互いのマウスポインタを表示させるサービスもあり、疑似的に相手の目線も確認できることをうたっているようです。

■資料共有

前述の画面共有ではなく、資料自体をWeb商談ツール上で相手に渡せるサービスです。事前に共有しておいた資料の誤植が商談中に見つかったり、簡単な修正で商談内容を反映できたりする場合、その場で資料を修正して共有できそうですね。

■音声自動テキスト化

Web商談中に話した内容が自動でテキスト化され、CSVなどでダウンロードができるサービスです。議事録の作成が必要だったり、商談日報を書く必要があったりする場合には、非常に便利なサービスですね。Web商談だと、画面が商談ツールの画面に占拠されてしまうため、PCでメモを取りにくくなってしまいます。「ノートにメモをして、あとでWordなどに打ち直し」といった二度手間が防げそうです。

■双方が編集可能なメモ

自分と相手、双方ともに編集可能なメモを画面上に表示させるサービスです。打ち合わせをしながらひとつの資料を作成していく社内会議などでは有用だと思われますが、なかなか商談で使う機会はないかもしれません。

■カンペ表示

自分の画面にだけトークスクリプトやカンペを表示できるサービスですが。これは対面商談だとできないことですね。

■ステルスチャット機能

これも対面商談ではなかなかできません。社内メンバーだけでチャットをする機能ですが、「これってどうなっていたっけ」などこっそり確認したいときには助かるサービスです。普通のチャットと間違えて相手に見られた、ということにならないように要注意ですが。

■名刺データダウンロード

Web商談では名刺交換ができないため、初対面の場合は「お名前はどのような漢字なのか」「部署や肩書は」といった具合に、未確認情報が残ることがあります。逆に、自分が何者か相手に伝わっているかな?という不安もあると思います。名刺データを作っておき、相手にダウンロードをしてもらえば、そのような不安は払拭されます。ただ、相手の名刺情報はもらえないため、歯がゆいところもあります。

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Web商談ツール外のサービスとの合わせ技

では、ご紹介したような充実したサービスを持つツールを厳選すれば、ストレスのないWeb商談ライフを送ることができるのでしょうか。すべてを兼ね備えたツールは(おそらく)無いですし、サービスが豪華ラインナップのツールであればお値段もそれなりになってくるはずです。

実は、私は「ツール自体のサービスが必ずしも充実している必要はないのでは」と思っています。Web商談ツールが必要最低限のクオリティさえクリアするものであれば、周辺機能は別のツール、システムでカバーしても構わないはずです。例えば、社内でWeb会議をしたときに使う資料は、社内のグループウェアの文書保管場所に格納しておき、格納場所を事前にメールしたり、会議中に口頭で知らせたりするだけで十分だと思われます。社外とのWeb商談であればそういうわけにもいきませんが、お取引様との間にグループウェアのようなポータルサイトがあれば同様の対応ができます。Web商談ツールを豪華にすると使わないサービスが出てくる可能性が高いですが、周辺ツールのサービスが自分の業務に沿ったものであれば、過不足が少なく済みます。これについては、この後のまとめで再度触れさせていただきます。

Web商談を成立させるサービス まとめ

私はZoomでWeb商談をしています。Zoomには、スケジュール同期、画面共有やチャットのサービスはありますが、「Web商談ツールにもこんなサービスが」でご紹介したような素晴らしいサービスが勢ぞろい!というわけではなく、比較的シンプルなツールだと思います。資料のやりとりなどはZoom外での工夫が必要です。このブログを読んでくださっている方でZoomユーザーがいらっしゃれば、同じような状況かと思います。ですが、その「工夫」でカバーする部分がひとつのツールに集約されていれば不便がなく、快適なWeb商談ライフを送っていらっしゃるのではないでしょうか。つまり、Web商談ツール自体のサービスと、それを補足する周辺ツールのサービスとの二人三脚が、Web商談を成立させるサービスなのです。ただし、周辺ツールをいくつも使って武装すると、使い勝手が悪くなるので注意です。周辺ツールはひとつに集約し、かつ、ご自身の業務に特化したサービスをもっている、というのが理想でしょう。

 

弊社のWeb商談システム「商談.net」は、小売業をはじめとした流通業に特化したITベンダーである弊社が、小売バイヤー様の業務に焦点をあてて開発し、業務効率化にお役立ていただけると自信を持ってご紹介できるシステムです。

お取引先様とのグループウェアのようなイメージのポータルでの資料共有など、多彩な機能でWeb商談や周辺業務をサポート、効率化し、小売バイヤー様の本来の使命であるマーチャンダイジング業務に専念するためのお時間を創出することに貢献いたします。さらに詳しい内容を知りたい方は、資料ダウンロードページをご覧いただければと思います。

 

2020/11/10