消費財向け販売管理システムに必要な機能がすべてわかるブログ

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消費財向け販売管理 

消費財向け販売管理システムに必要な機能と問われたら、何を上げますか?ご自身の立場で、いろいろと上げられる機能は違ってきますよね。営業は、商品の提案をしたら、どの得意先に何が売れてどれだけ儲かったのか、常に知りたいでしょうし、  受注を受ける方は 受注入力が楽になる機能が欲しいでしょうし、  商品の入出荷を担当される方は、在庫管理の精度を上げたいでしょうし、 発注を担当される方は、自動発注の機能が欲しいでしょうし  経営者の方は、随時、売上も利益も確認したいでしょうし、などなど。

それぞれの立場で使う機能、必要な機能は違いでしょうけど、システムとしては、それぞれ独立したシステムでなく、陸上競技のリレーのように、業務と業務を連携していくことも必要になるため、システム部門の方は、全体最適を求めながら、さらに、核となる取引先マスター、商品マスターにどんな項目が必要なのかも、検討され決めていらっしゃることでしょう。こんなことを踏まえ、消費財向け販売管理システムに必要な機能を、5W1Hっぽく、だれが・いつ・どこで・なにを・どのように・するの観点で考えてみました。

消費財向け販売管理に必要な機能1 マスター管理

【どこに売上する】得意先マスターです。売上先・納品先を登録します。業種によっては、単独店もあれば、チェーン店もあります。本部、店舗の親子関係の登録も必要です。また、そういった売上納品先の親子関係以外に、請求先の親子関係の登録ができないといけません。

【どこから仕入する】仕入先マスターです。仕入先を登録します。得意先マスターと同様、拠点が1か所の仕入先もありますし、支店、営業所のように複数拠点の仕入先もありますので、親子関係の登録も必要です。

【何を】商品マスターです。商品コード、商品名は当然ながら、荷姿(入荷、出荷単位)、単価(仕入単価、販売単価)、商品分類、メーカー、各種補足コード(JANコード、ITFコード、業界統一コードなど)、税区分、最近では画像も登録をします

【誰が】組織と社員を登録します。支店・営業所(在庫倉庫の有る無し)に加え、部課、社員の登録を行います。

【どのように】得意先に商品を販売する際、販売単価が、どのお客様にも同一価格で販売することは、ほぼ皆無でしょうから、得意先毎に、一定の条件のもと、販売単価、荷姿を設定して、販売できるようにします。

消費財向け販売管理に必要な機能2 受注・出荷

受注データの登録では、次のことが必要です。

【誰が】どんな手段で入力したか・・・ EDI、電話・FAXあるいは営業のメモによる入力 など。

【いつ】受注日(入力日)、納品日。

【どこで】拠点:担当部課、担当者、出荷倉庫など。

【何を】商品、荷姿、数量、(単価(自社の販売単価に加え、得意先側の販売単価も必要なことが多い)、金額も含めて) など。

出荷作業にはピッキングリストが必要です。また、ピッキングした結果も登録が必要です。

【誰が】出荷の担当者または、得意先の担当者など

【いつ】決められた納品時間に基づいて

【どこで(どこから)】自営業所、自倉庫 など

【何を】受注した商品

【どのように】商品ごとの数量合計、あるいは、得意先商品別 に出荷する など

消費財向け販売管理に必要な機能3 売上・売掛

売上データの登録では、次のことが必要です。

【誰が】営業 あるいは 配送者 など

【いつ】倉庫から出荷した時 あるいは、得意先に納品した時

【どこで】得意先の納品場所で

【何を】受注した商品を

【どのうように】売上とする

売掛は、請求や入金結果を反映した残高管理が必要になります。

【誰が】営業、あるいは財務部(管理部)が

【いつ】得意先の締ごと、自社の末締め に

【何を】請求書を作成、及び自社の末締の時に月末に得意先元帳を作成

【どのうように】請求残高、売掛残高を確定します。

消費財向け販売管理に必要な機能4 発注・入荷

発注データの登録では、次のことが必要です。

【誰が】倉庫の担当者、仕入担当者が、

【いつ】発注日、もしくは在庫確認して一定数を下回っている時

【どこで】主に倉庫

【何を】商品、荷姿、数量(仕入単価、仕入金額 も含める)など。

入荷作業では、次のようなことを行います。

【誰が】倉庫の担当者、仕入担当者が

【いつ】発注に基づく入荷予定日に

【どこに)】自営業所、自倉庫 など

【何を】発注した商品

【どのように】決められたロケーションに検品して格納する など

 

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消費財向け販売管理に必要な機能5 仕入・買掛

仕入データの登録では、次のことが必要です。

【いつ】ロケーションに格納し、検品した時

【どこで】倉庫で

【何を】発注した商品を

【どのうように】仕入とする

買掛は、仕入に基づく支払結果を反映した残高管理が必要になります。

【誰が】仕入れ担当、あるいは財務部(管理部)が

【いつ】自社の末締めごとに

【何を】仕入額を集計し支払を行い、仕入先元帳を作成

【どのうように】買掛残高を確定します。

消費財向け販売管理に必要な機能6 在庫管理

在庫管理は、倉庫の担当者が、在庫数、在庫金額を正確に把握できることが必要です。

【誰が】倉庫の担当者が

【いつ】日次、随時、月次に

【どこで】倉庫で

【どのうように】特定分類単位、特定ロケーション単位、倉庫内全商品 を対象に

【何を】棚卸を行う。

消費財向け販売管理に必要な機能7 実績

実績を活用する人の立場により、必要な情報や見方も異なります。

【誰が】社長など経営層、営業責任者、営業担当者、仕入責任者、仕入担当者 など

【いつ】随時、月次、年次など

【何を】(日、随時、月、年毎など) 売上、荒利、仕入、在庫原価

【どのうように】照会、帳表(グラフも)

消費財向け販売管理に必要な機能8 他システム連携

次のようなシステムと連携を想定すると、効果があります。

会計システム : 売上・仕入・在庫 などを会計システムに送る。振替伝票の起票削減、経理締の削減など。

・勤怠システム : 勤怠データを取り込み、労働生産性を確認する。

・仕入先、メーカーへの実績(在庫、売上など)連携 : 取引条件に反映する。

・ワークフロー : 商品の採用、得意先への見積額 などの承認に活用

・各種SNS : 社内 及び 取引先と 情報の共有。

消費財向け販売管理に必要な機能9 作業負荷を軽減する機能

消費財向け販売管理に必要な機能8に加え、以下のシステムを導入すると 作業の負荷も軽減できます。
・EDIシステム : WEB-EDI、流通BMSなど。消費財を扱う卸売業様、メーカー様は、得意先の主導での導入が多いが、各種メッセージデータを基幹システムと連携することで、入力作業・時間の軽減や、取引量の増大 につながるはずです。

・倉庫内でのハンディターミナル(タブレット)の導入 : 入荷、出荷データの入力が作業に合わせて、ほぼリアルタイムにでき、在庫数の確認など、社内、お客様への情報提供ができます。

・インタネットを利用した得意先からの発注データ入力機能の提供 : 電話やFAXで受けていた得意先に画面を提供することで、受注入力作業、時間が短縮できます。

・自動発注 : 在庫情報を基にした、発注数の決定で、発注作業を軽減できます。

・帳表作成ツール、照会機能作成ツールの導入 : ツールを利用して自社内で帳表や照会機能を作成すれば、ベンダーに依頼する開発コストが削減できます。

ここまでに記載した機能は、弊社の消費財向け販売管理システムパッケージ「GROWBSⅢ+」で実現できます。今回は、その資料をダウンロードできるようにさせていただきましたので、是非、資料をご覧いただき参考にしてください。