Web商談のメリットを知ってから導入を考えよう

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「Web商談を導入したいが、具体的にどのようなメリットがあるのか、よく分からない。」このような状況になったことはないでしょうか?小売業においてもWeb商談を導入すると、様々なメリットが得られることを期待できます。小売業においてWeb商談を導入した場合に得られるメリットを、まずは知ってみませんか?

小売業におけるWeb商談の活用シーンとは?

小売業においても、日々、様々な商談が行われているかと思いますが、その中でもとりわけ頻度が高いのは、棚替えなどの際に発生する小売業のバイヤーとメーカーをはじめとする取引先の担当者との商談ではないでしょうか?

大規模な棚替えの場合には、取引先1社あたり、4~5回もの商談が行われているといったデータもあります。小売業のバイヤーの大半は、多数の商談の対応や膨大な資料の処理に追われて、多忙を極めているというのが実情ではないでしょうか?

近年、働き方改革やDXなど、業務を効率化しようとする機運が非常に高まってきています。そうした中で、小売業においても、既存の業務のやり方を見直すため、様々な手段が検討されているかと思います。商談を対面ではなく、パソコンを使ってインターネット経由のリモートで行うWeb商談も、最近、注目されている業務効率化の手段の一つです。もちろん、既存の商談すべてをWeb商談で完全に置き換えることは難しいかもしれません。しかしながら、部分的にでも活用することで、現状、頻度や負荷が高い業務である小売業のバイヤーと取引先の担当者との商談においても、相応のメリットが享受できることが期待できます。

小売業がWeb商談を導入すると得られるメリット1:働き方改革の実現

 

厚生労働省が2019年に発表した「働き方改革」の定義は、以下の通りとなっています。

“「働き方改革」は、働く方々が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で「選択」できるようにするための改革です。”

https://www.mhlw.go.jp/hatarakikata/ (2020年10月1日)

「働き方改革」の実現に向けた取組みとして、様々な施策が挙げられていますが、一般的にWeb商談の導入は、「柔軟な働き方がしやすい環境整備」や「労働生産性向上」といったものに寄与すると考えられます。

小売業でWeb商談を導入した場合、まず、取引先の担当者の移動時間を大幅に削減できることが期待できます。これだけでは、一見、小売業側に直接的なメリットがあまりないように思われるかもしれません。しかしながら、取引先の担当者の移動時間が少なくなれば、取引先の担当者は、他の業務により多くの時間を割くことが可能となります。その結果、最終的に取引先からの提案の質が向上すれば、個々の商談の効率化や商談自体の回数削減につながり、1つの取引の提案から完了に至る一連のプロセスにかかる時間も相当に圧縮されるはずです。

 

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小売業がWeb商談を導入すると得られるメリット2:ペーパーレス化の推進

対面での商談においては、依然として紙の資料が配布されることが多いのではないでしょうか?もちろん、紙ならではメリットも多くあるかと思いますが、Web商談の場合は、電子データで資料を配布するのが一般的です。そのため、小売業でWeb商談を導入した場合、紙の資料を受領する機会が減り、結果的にペーパーレス化が推進されるということも期待できます。

では、ペーパーレス化が推進されると、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか?

まず、電子データになっていると、再利用性が高いということが挙げられます。紙の資料であると、システムにデータを登録する際に煩わしい再入力が必要になったり、関係者に報告する際の共有が難しかったりした経験がある方も多いのではないでしょうか?電子データの資料であれば、形式にもよりますが、システムにそのまま取り込んだり、電子メールに添付して関係者に報告したりすることも比較的、容易に実現できます。また、電子データの資料は検索性が高いのも特徴です。紙の膨大な資料から目当ての資料を探し出すのに大変な思いをされた経験はないでしょうか?ファイル名やキーワードを入力すれば、すぐに目的の資料に辿り着けるのは、電子データならではのメリットになるかと思います。それ以外だと、コスト面のメリットも挙げられます。電子データの資料であれば、用紙代や印刷代が不要になるのはもちろん、例えば、契約書をペーパーレス化した場合には、印紙代が不要になるなどの副次的なメリットもあります。

小売業がWeb商談を導入すると得られるメリット3:内部統制の強化

小売業でWeb商談を導入した場合、内部統制の強化につながるというメリットもあります。一見、Web商談の導入と内部統制の強化は結び付かないかもしれません。しかしながら、従来の対面での商談では、電子データと比べて管理・共有が難しい紙の資料がやり取りされ、過去の取引の経緯が小売業のバイヤーと取引先の担当者の間でブラックボックス化される傾向があったように思われます。この問題は、平常時は顕在化しないものの、人事異動などの際に、引継ぎ工数の増大といった形で表面化する可能性があります。前項で、小売業がWeb商談を導入した場合のメリットの一つとして、ペーパーレス化が推進されるということを説明しました。ペーパーレス化された資料は、紙の資料と比べて、管理・共有が容易です。この特性を生かすと、過去のやり取りの経緯が属人化されることを防止し、取引内容の透明化につなげることが可能です。システムとの連携も実現させやすいため、社内のワークフローシステムなどと接続し、取引内容に応じて、必要な関係者の承認を得るといったコントロールを追加するといったこともできます。

小売業がWeb商談を導入すると得られるメリット4:事業継続手段の確保

2020年は、新型コロナウイルスの蔓延により、全国に緊急事態宣言が発出されるなど、通常の業務遂行が非常に困難な状況に多くの人々が直面しました。小売業もその例外ではなく、新型コロナ対策としての非接触・非対面の徹底のため、対面での商談は実施困難に陥ったケースが多かったのではないでしょうか?こうした中、事業継続計画上の手段として、様々な方からWeb商談が注目されているところもあろうかと思います。

従来の事業継続計画では、大地震を始めとする自然災害などを想定したケースが多く、新型コロナウイルスのような感染症を想定していたのはごく少数の意識の高い企業に留まっていた印象があります。小売業は多くの人々の生活を支える「社会インフラ」の役割を担っていることも多く、今回の新型コロナウイルスの経験をもとに、事業継続計画を新たに整備したり、見直したりするところも多いはずです。Web商談の実現にあたっては、小売業・取引先、双方の理解が必要であり、これまではなかなか導入のハードルが高かったように思われますが、社会的な理解が急速に進んだことにより、小売業でもパンデミック対策の手段の一つとして有力になってきたと言えるのではないでしょうか?

Web商談のメリットを知ってから導入を考えよう:まとめ

ここまで、小売業がWeb商談を導入すると得られるメリットについて解説してきました。

【小売業 Web商談の導入メリット】

  1. 働き方改革の実現
  2. ペーパーレス化の推進
  3. 内部統制の強化
  4. 事業継続手段の確保

という4つのメリットを得ることができます。

最後に、株式会社テスクは、創業以来、流通業の業務システムに事業領域を絞って、業務の分かるエンジニアが高度化・複雑化する業務システムを高品質でお納めできるように、日々研鑽に努めております。現在、提供している商談.netは、小売業と取引先間の情報連携を統合管理し、サプライチェーン全体の効率化を図るグループウェアであり、その中の機能の一つとしてWeb商談の仕組みがあります。Web商談の更に詳しい内容を知りたい方は、資料ダウンロードページをご覧ください。

2020/12/01