消費財向け販売管理システムはこう変化を遂げてきた

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卸売業 課題解決 

時代の変化とともに消費財向け販売管理システムも、より業務の効率化・見える化を図るべく変化を遂げてきています。初めて販売管理を導入したとき、効率化を図れて感動した部分はすでに当たり前になり、さらなる効率化を求める時代となっています。現状、貴社はどこまで効率化が図れていて、今後どこを改善していけばいいかの参考にしていただければと思います。

消費財向け販売管理システムの変化:初めて導入したとき

システムを初めて導入した時期は各社各様ですが、システム導入前のことを皆さんは覚えてますでしょうか。

数十年も前の話なので昔はどうだったかを思い出すのも難しい方も多いかと思いますが、システムがない時代は紙の台帳管理でした。電話、FAXでもらう注文を受注台帳に品名、数量、金額、納期を記載していました。そして、納品書・請求書にも同じ情報を転記していました。まさに二重三重であちこちに手書きしていたのです。それが!初めてシステム導入したときには受注登録するだけでその情報が納品書・請求書に反映されるので、大幅に効率化が図れたはずです。当時、大幅に業務の効率化が図れたことが今では当たり前のこととなっています。それと同様に多くの業務が効率化を図れるように消費財向け販売管理システムは変化を遂げています。

今回は業務に分けてどのように変わっていったかを見ていきましょう。

消費財向け販売管理システムの変化:受注編

前述しましたようにシステム導入したことにより二重三重の手書きから解放され、受注登録すればその情報が納品書・請求書に反映されるようになりました。会社として、もしくは事務担当の方は出荷・請求業務は大幅な改善が行われたはずです。ですが、特に消費財を扱う卸会社は注文件数が多いので、受注登録にもかなりの労力をかけていることでしょう。もしくは、かけていたことでしょう。そこで得意先からデータで受注をもらい、そのデータを取込むという方式が浸透してきました。WEB-EDIや流通BMSといった手法になります。

では、貴社は全ての得意先からデータで受注が来ていますでしょうか。

おそらく大手の取引先からの受注はデータで受領しているが、全てではないかと思います。となると、残りの受注は手入力されているかと思います。そこを効率化しようとFAXで来た受注をOCRで読み込む方式を採用されている卸会社も少なくはありません。また得意先によっては電話やFAXで注文を受けるが、発注される商品が決まっている場合は受注品をマスタにセット登録しておき、いつもの商品受注という形で受注登録を簡素化している卸会社もございます。OCRは前からあった技術ではありますが、データ以外でくる受注の登録を工夫する仕組みが取扱商品も受注件数も多い消費財向け販売管理システムには備わってきているケースが増えています。

 

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消費財向け販売管理システムの変化:在庫編

今度は在庫管理を見ていきたいと思います。

みなさんは今、在庫のピッキングはどうやっていますか?在庫払出一覧(ピッキングリスト)を紙に出力して、倉庫から出した数量を紙に書いて事務所でどなたかが払出数を入力されていますか?

おそらく上記のやり方をされている会社もあるかと思いますが、それだと払出数を入力するまでにタイムラグが発生するので、正確な在庫数の把握が難しくなるケースがあります。特に少数精鋭でやっている会社の場合、入力が当日中に行われないケースがあります。そうすると正確な在庫数だけでなく、いくつ補充発注すればいいかの発注数にまで影響が出てきてしまいます。また、年末等、繁忙期の場合は入力が間に合わないので、いつもより多めに在庫(過剰在庫)をかかえることにより在庫欠品を防いでいるケースもあるという話も聞いています。

消費財を扱う卸会社の多くは在庫ありきの業務運用をされているので、在庫数量を正確に把握する必要があります。そのためにハンディターミナルを使用している会社も多いでしょう。倉庫の棚番に品番バーコードをつけておき、払出時にハンディターミナルで数量入力するのです。そうすることによって在庫数量のリアルタイム化が図れるうえに、事務所に戻って払出数を1件1件入力する手間がなくなるのです。ただ、ハンディターミナルはどうしても高額という問題がついて回ります。そこで最近はバーコードではなく、QRコードをスマホで読み込むという運用をしている卸会社も増えてきました。また、取扱商材も多く、出荷ロット数が多い会社の場合、RFIDタグで一括読取りをして業務の効率化を図っているケースもあります。ただし、RFIDには単価の問題、読み取り精度の問題でなかなか導入まで踏み切っていない企業も多くあります。このように消費財向け販売管理システムは手入力からバーコードやQRコードへと変遷し、RFIDタグ運用へと変遷しつつあります。

各社の業務の特性、商材の特性を鑑みてツールを選択していくことも大事な要素となってきます。

消費財向け販売管理システムの変化:発注・仕入編

それでは発注・仕入を見ていきましょう。

多くの消費財向け販売管理システムでは発注数は在庫数を見て自動計算してくれます。それゆえ、在庫編で前述したように在庫数を正確に把握することとリアルタイム化が必要となってくるのです。在庫数が正確でないと発注数に影響するからです。過剰発注・在庫欠品を防がなければいけません。また、システム上の在庫数が信じられないと発注の為にわざわざ倉庫の実在庫を確認しなければいけなくなるのです。発注数が確定し、システム上で発注書を作成後、仕入先にFAXもしくはPDFにしてメールで送信されている会社も多いことでしょう。

今、発注にどれだけの手間がかかってますでしょうか。

多くの会社が利用している方法としてシステムを複合機と連動させて、紙に印刷せずともFAXで発注書を送る方法があります。これにより印刷する紙代や手間、FAXを1社1社に送信する手間はかなり削減されますが、最近では得意先からの受注と同様に、WEB上で仕入先へ発注するケースが増えてきています。そうすることによってFAX送信作業やメールする手間がなくなります。また、WEB上でのやりとりですと仕入データも販売管理システムと連携することができるので、仕入入力が要らなくなります。発注を手動でFAX・メール送信もしくはシステムから複合機を連動させてFAX発注するだけでは仕入処理がついて回ります。とはいえ、以前は納品伝票を事務所に持ってきて1枚1枚仕入入力している会社が多くありましたが、最近では荷受場所でバーコードをハンディターミナルで読取り、その場で仕入数を入力して仕入処理を行う会社も多くなっています。それにより、仕入データもリアルタイムにシステム反映されるようになっています。

 消費財向け販売管理システムに求められる機能

上述したように消費財向け販売管理システムはより効率化・工数削減に向けて日に日に変化・進化をとげております。

昨今の働き方改革を受けて、どこまで対応するか、いつ対応するかは各社次第になりますが、私どもが多くの消費財向け卸会社にお伺いして感じることはほとんどの会社では多くのシステムが混在していることです。業務は販売管理システム、業務に関する部署間の問合せ・連絡はメール、社内コミュニケーションツール。社外とのやり取りがあるのでPCのメール機能は当然大事ですが、業務に関することをPCメールでやり取りすることによって、メールの気づきが遅れる。レスポンスが遅くなる。そういった現象は起きてないでしょうか。

これではいかに会社として業務効率化の様々なツールを導入しても意味があるのでしょうか。

例えば、発注担当者へ「○○が欠品している。」という情報を販売管理システム上で伝達できればわざわざメーラーやコミュニケーションツールを開かなくても1つのツール上で完結するし、効率化が図れるのではないだろうか。多くの商材を扱う消費財向け卸会社への販売管理システムには部署間・担当者間のチャット機能や会社全体の連絡事項を発信する機能が求められるような気がしております。

より効率化を図りたいとは誰しもが思うことではありますが、業務効率化だけではなく、運用面を含めた効率化をご検討されてはいかがでしょうか。詳しくは弊社HPをご確認ください。

 

 

 

2020/12/04