販売管理システム選定の失敗例

ここでは、テスクが失敗した事例ではなく、テスクの営業やSEが色々な企業に足を運んだ際や、同業社等から伝え聞いたシステム選定の失敗例の一部を、伝え聞いた内容を元にご紹介します。このような事にならないよう、私たちは日々努力し、システム導入を目的通り完遂するよう努めています。

失敗例1:販売管理システム導入自体が目的となり、業務効率化等の当初の目標が実現できない
失敗例2:高性能・多機能な販売管理システムだが、操作が難しく使いこなせない・運用が回らない
失敗例3:資産継承性が低いシステムであった為、サーバー更新・OSバージョンアップのタイミングで多額の投資が必要になった。

失敗例1:当初の目的を見失った導入

販売管理システム導入自体が目的となり、業務効率化等の当初の目標が実現できない

販売管理システム導入を進めて過程では、課題・タスクが次々と増えていきます。そうなると、人というのは短絡的な思考回路になりがちで、その場で深く考えるという行動をとらずに目の前のタスクをこなすことが目的となってしまいがちです。

例えば、現在(入れ替える前)の販売管理システムでは運用が出来ている事が、システムを刷新する事で出来なくなる業務というものがあったとします。この時、本来であれば、例えば以下のような思考が必要となります。

  • この業務は、本当に必要なのか?
  • この業務は、業務効率化やシステムの導入目的の観点から言って、対応必須なのか?
  • この業務は、どれくらいの頻度で発生しているのか
  • この業務は、廃止したら、どのような弊害があるのか
  • この業務は、何かに統合して対応できないか
  • この業務は、業務内容を変更したら、新システムで対応できないか
  • この業務は、運用方法を考慮したら回避できないか

このような思考をする事で、業務の統合化やシンプル化が本来は進んでいくはずなのですが、実際にはあるべき業務プロセスをあらためて考えるというところまで思考がまわらず、従来通りの業務を行えなくなるのは不便だという思考のもと、カスタマイズ・アドオン開発で対応する方法を選択しがちです。

すると、イレギュラーな処理がシステムに組み込まれる為、システムを利用する上で業務が煩雑化していきます。対応の件数が多ければ多いほど、システムは複雑化していき、業務は煩雑化し、ブラックボックス化を促進させ、業務効率は落ち、業務の統合化が阻害されてしまいます。結果として、今までと同じようなシステムが出来上がり、当初の目標を達成できなかったという事態が起こり、無駄な投資で終わってしまいます。

これを防ぐ方法は、課題を発見したら真摯に対応していく事であり、その為には、お客様側の体制と、ベンダー側のスタンス、及び、販売管理システムの導入目的の再確認が必要です。

お客様の体制は、考える人・手を動かす人を分ける事、及び、システム導入する担当者を専任で選抜する必要があります。ベンダー側のスタンスとしては、流通業界の他社の事例を知っている事、ノウハウからくる提案ができる事、及び、運用がまわるのか・しやすいのかを考える力を持っている事などになります。これらが前提となり、販売管理システム導入目的と照らし合わせ、上記の必要思考で対策を決めるという事が必要です。

そのためには、選定時にベンダーが上記の事が出来るのかしっかり確認をしておく必要があります。それにより、選定による失敗を最小限にする事が可能となります。

失敗例2:現場運用にマッチしないシステム

高性能・多機能な販売管理システムだが、操作が難しく使いこなせない・運用が回らない

高性能・多機能な販売管理システムを導入した時に、良く聞く失敗事例です。販売管理システム選定時には、お客様からベンダーに対してありとあらゆる質問が飛びます。それに対して、ベンダー側の営業は、回答をしていきます。しかしこの時は、お客様の手元に販売管理システムはありません。営業が言った事を信じるしかなくなるわけです。

販売管理システムベンダーの営業は、お客様の抱えるこの課題には、このシステムのこの機能を使って対応できます、という回答を行います。そして、対応できる数や費用などをもとにお客様はシステムを選定しがちです。

そして、販売管理システムを選定した後、いざ導入・利用するタイミングになると、その機能を使う為には、前提として何々をしていないといけません、このマスターを解放して組み込む必要があります、など、事前には説明を受けていなかったような各種前提条件が付いてきます。

するとどうなるかというと、その機能を使う為に運用を考える必要がでてくるわけです。その件数が多ければ多いほど、実運用をする際に、マスターメンテナンスが追いつかない、入力が追いつかないという事になり、システムを利用せずに対応せざるを得ないという判断にだんだんとなっていきます。結果、手作業が以前より増えると同時に使っていない機能が増え、業務効率の悪化と無駄な投資額の増加へと繋がり、結果として販売管理システム導入が失敗してしまうという事態になってしまいます。

それを防ぐ方法は、

  • 運用に沿った販売管理パッケージシステムなのかどうかを確認する
  • 選定する時に、機能毎に運用も見据えた要否の見極めをする
  • ベンダーのスタンスが運用面に沿った視点になっているかを確認する

という事になります。それにより、選定による失敗を最小限にする事が可能となります。

失敗例3:定期的に多大投資が必要なシステム

資産継承性が低いシステムであった為、サーバー更新・OSバージョンアップのタイミングで多額の投資が必要になった。

販売管理システムを導入して5・6年経過すると、サーバーOSのサポート終了や、サーバー自体の老朽化による入替などが発生します。例えばサーバー自体が老朽化した場合は、サーバーOSをどうするか考慮する必要があり、前回入れたサーバーOSのサポート終了等を考慮し、その時に新しいサーバーOSが出ていたら、そちらを導入するという判断になると思います。

その際、サーバーOSが変わる為、DB・ミドルウェアのバージョンアップも必要となります。さらに、アプリケーションを新OSに対応させる必要が出てきます。それにより、思っていた以上に出費が多額になったという経験を様々な企業がお持ちです。

業務システムを導入する時に、もっとも大きな投資額になるのは、サーバーでも、サーバーOSでもDBでもミドルウェアでもなく、アプリケーションの部分です。そのアプリケーションの変更が必要になるという事は、投資額が大きくなる傾向があり、さらに、サーバーOSに対応させる為だけの投資は利便性向上などのメリットをほとんど生み出さない投資となります。

販売管理システム導入当初において、想定していた利用予定期間が10年であるならば、最低でも1度はサーバーの入替やサーバーOSの入替が必須になります。そこまで見据えて、システム選定をする必要が本来はあるのですが、中々そのように投資判断を出来ていない企業が今まで散在していました。もともと予定していた利用予定期間で2重投資をするのは、費用面から言うと、失敗と言っても言いすぎではないのではないでしょうか。

このような無駄な投資を防ぐ方法としては、アプリケーションは、資産継承性が高いものを選定することにつきます。これにより、選定による失敗を最小限にする事が可能です。

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