Q:システムの導入時に注意すべき点は?

システム導入の時、言い換えると、導入プロジェクトを実施する時、ユーザー側でも注意すべき点は何かあるのでしょうか。

A:何点かありますので、それをご説明します。

システム導入プロジェクト進行中においては、ユーザー側では、以下の点を注意して頂くとスムーズに導入が進みます。

ポイント1.ユーザー企業側でもタスク管理をする

ベンダー側では、プロジェクト導入中に課題管理表やスケジュールでプロジェクトマネジメントをしますが、ユーザー側でも、いつまでにどの作業を自社の誰がするのかというタスク管理表を作成しておくと、スムーズに導入が進みます。

ポイント2.機能追加をする時、費用対効果を考慮する

機能を追加する必要があると感じた場合、その機能毎に費用対効果を考慮して決定する必要があります。また、費用対効果が小さくても、あるのと無いのとでは業務効率が大きく違う場合は、機能追加した方がいいケースもあります。

ポイント3.自社特有の言葉や慣習は、プロジェクト初期にベンダー側に理解させる

プロジェクト中に、自社の言葉でベンダー側と会話できないと、スムーズに会話が進みません。自社特有の言葉や慣習がある場合は、出来るだけプロジェクトの初期にベンダー側に理解させるようにすると導入がスムーズにいきます。

ポイント4.気になる点があったら、すぐにベンダーに相談する

システムを導入している時、気になる点というものが出てきます。その場合は、その気になる点をベンダー側に相談するようにします。それにより、小さな違和感が大きな問題に発展するのを未然に防ぐ事ができます。

ポイント5.問題の先送りはいい結果を生まない為、早期に解決策を熟考する

何事も、解決策を立案するには時間を要します。問題が出た場合は先送りはせずに、その時に解決策を熟考するようにする事で、稼働前の混乱を最小限にする事ができます。問題だと感じているのはユーザー側のみでベンダー側には、その意味が伝わっていないケースもありますので、ベンダー側と歩調を合わせるのも重要です。