2.「保守体制」までしっかり確認！
販売管理システム選定の際のポイントの１つである、「保守体制についての確認」についてご紹介します。販売管理システムの選定時には機能や価格に目がいってしまいがちですが、社内の様々な部門・ITスキルの方が長く利用し続けるものであることを、ベンダー側の保守体制も選定の際に確認すべき重要なポイントではないでしょうか。
背景
販売管理システムは導入して終わりというものではなく、日々運用をしていく必要があります。また、その運用中には、導入ベンダーに対して様々な問合せ・相談を行うことになります。
具体的には、操作方法、データリカバリーの方法、バグ報告とその修補、業務課題が出た時の運用方法など、各種問合せを行い、相談し、対応していくことになります。その対応が遅い、不親切であれば、日々運用している方からするとストレス以外の何物でもありません。それは、システムを効率的に運用していく上での障壁となります。
IT業界は人の流動性も高く、また、長期間に亘りシステムの保守対応を行う保証をしていない企業もあります。
システム選定のポイント
販売管理システム選定のポイントの1つとして、「保守体制についての確認」があります。背景で記述したようなリスクを最小限にする為には、以下のような点について事前する必要があります。
- 保守に手間が掛からないような、資産継承性の高い販売管理システムであるか
- ベンダー側に保守体制がしっかりと構築されているか
- 導入する販売管理システムを熟知した担当者が対応してくれるか
- 提案・導入時と、運用時のベンダー側の保守担当者は同じであるか、情報共有されているか
- ベンダー側から一方的に保守契約を打ち切ったり、サービス提供終了などの理由で保守費用を値上げするようなことはないか
- 販売管理システムを導入して終わりではなく、システムという視点にとらわれずに、ビジネスという広い視点で継続的にカスタマイズ・アドオン開発や追加提案・支援をしてくれるベンダーか
理由
システムのご担当や運用担当者が抱えがちなストレスとして挙がる項目の上位には、以下のようなものがあります。
- バージョンアップを行わずに長年使っていたシステムの保守をベンダー側から打ち切られる
- ベンダー側の特定の担当者でなければと、保守の対応ができず対応が遅延する
- 土日に問合せしたいのに、土日に保守対応を行っていない
これらは、販売管理システムのような基幹業務システムの平均寿命が14.6年（※）と長期化している現在において、システム運用の効率化を阻害するものです。従ってベンダー選定時には、このようなストレスを感じないように保守体制の確認を行う必要があります。
販売管理システムの提供ベンダーと、保守のベンダーを別々にすることは基本的にできません。そのため、販売管理システム選定時には、機能や価格などパッケージそのものだけに目を奪われるのではなく、保守体制といったパッケージ以外の部分もしっかりと確認することをおすすめします。
※社団法人 日本情報システム・ユーザー協会 第18回企業IT動向調査2012（11年度調査）より
当社における「販売管理システム」の保守体制
テスクでは、資産継承性の高い販売管理システムのご提供をしており、20数年前に導入したシステムでもその保守対応を行っている実績があります。同時に、自社開発のアプリケーションパッケージをベースにしたシステムをご提供しており、お客様にご提供したシステムのカスタマイズ・アドオン開発部分について、定期的に共有会議を開催し、情報の共有化を行っています。また、保守対応窓口を設け、土日でも保守対応員が社内に常駐し、保守対応を行っています。
テスクでは、お客様が販売管理システムを長期的に安心して利用でき、運用で感じるストレスを最小化できるような保守体制を実現すべく、今後も活動していきます。