基幹システムが使いにくいと感じるわけ

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インターネットで検索すると「基幹システムが使いにくい」という記事をよく見かけます。基幹システムとは、企業がビジネスをおこなう際に根幹となる業務をコンピュータで管理するシステムです。主に、企業が製品の生産~販売、最終的な納品や請求書発行の業務部分を指します。企業がビジネスをおこなう根幹となる業務は、年月を重ねても大きく変わることのないものであり、昨今のビジネスで取り上げられるDX(デジタル・トランスフォーメーション)で企業の業務改革と照らし合わせたとしても大きく変わることがありません。おおきく変わらないものであり一般的に枯れたものであるはずの基幹システムが使いにくいと感じるわけについてご紹介します。

基幹システムが使いにくいと感じるタイミング(初めて使う)

この記事を読んでくださっているみなさんは、仕事や作業を通じてなんらかの形で基幹システムを使っている、もしくは使ったことがあるのではないでしょうか?

基幹システムは日常生活を送っているとあまり触れる機会が少なく、未成年のころは当然ですが、成人してからも、すでに述べたように仕事や作業にたずさわることによって初めて目にすることが多いと思います。日常生活であまり触れる機会がないがために、仕事や作業などの業務で必要に迫られ基幹システムを使う必要が出てきたとき、はじめて基幹システムの画面・帳票を目にし、画面や帳票に列挙されている項目、内容、専門性のある言葉を認識します。同時に、基幹システムは多数の機能で構成され、多くの場合、業務ごとにグループ化されメニューが提供されているため、使いたい機能が基幹システムのメニューの中でどこに含まれていて、その機能の操作方法についても記憶する必要があります。

また、基幹システムの使い方や操作方法に加えて、業務上で決められた運用方法も記憶する必要があります。操作方法や運用方法は、マニュアル化されることが圧倒的に多く必要に応じて確認できるものですが、業務を効率よく進めるために記憶する方も多いと思います。今までに述べてきた、基幹システムの画面・帳票に列挙されている項目・内容・専門性のある言葉、基幹システム自体の操作方法、業務上で決められた運用方法など日常生活であまり触れる機会がないものです。

つまり一度に与えられる情報量があまりに多いと、圧倒されて基幹システムが使いにくいと感じてしまうのではないかと思います。

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基幹システムが使いにくいと感じるタイミング(使うものが変わる)

基幹システムは企業がビジネスをおこなう根幹となる業務であるため、定期的なシステムメンテナンスを除くと大きな変更は起こりにくいものです。大きな変更は起こりにくいものですが、基幹システム自身にも大きな変更が発生する場合があります。

もっとも大きな変更として考えられるのが、基幹システムのソフトウェア変更ではないでしょうか?

基幹システムのソフトウェア変更の要因としては、老朽化したハードウェアを新しいものに変更するため、OSのバージョンアップに対応したものにするため、基幹システムソフトウェア自体のサポート切れなど、さまざまな要因があります。さまざまな要因の中にあっても、基幹システムのソフトウェア製品のバージョンアップであれば、仕事や作業などの業務で基幹システムを使う立場において、バージョンアップ前のソフトウェアと比較し、基幹システムが使いにくいと感じることは少ないのではないかと思います。

では、基幹システムのソフトウェア製品自体が変わった場合ではどうでしょうか?はじめて基幹システムの画面・帳票を目にし、画面や帳票に列挙されている項目や内容を認識し、使いたい機能が基幹システムのメニューの中でどこに含まれていて、その機能の操作方法を記憶するといった一連の事項を、もういちど行うことになります。とりわけ、変更前の基幹システムの内容をよく理解していればいるほど、変更後の基幹システムの内容と比較することとなり、それぞれの基幹システムの習熟度の違いから基幹システムが使いにくいと感じてしまうのではないかと思います。

基幹システムが使いにくいと感じるのは個人差?

現在、ビジネスをおこなうための基幹業務の管理には、基幹システムを使用したコンピュータ管理が不可欠といってもよいと思います。業務を基幹システムで管理しビジネスをおこなうことで業務効率が向上し、コンピュータで管理を行うことで情報精度が向上します。

業務効率の向上や情報の精度向上を実現しているはずの基幹システムが使いにくいと感じる原因として何が考えられるでしょうか?

企業がビジネスをおこなっていく際にも、企業独自のコンセプトがあり業務運用となって企業活動を続けています。対して、基幹システムにおいても、構成されている個々の機能は、それぞれの機能において利用シーンを想定したコンセプトを持ち、想定運用が用意されています。企業の業務運用は企業独自のものであって、基幹システムが想定しているコンセプトが最初から完全にマッチしないこともあり得ると思います。企業の業務運用と基幹システムの想定運用がマッチしていない箇所が、基幹システムを利用することに対して使いにくいという表現になっているのではないかと思います。マッチしていない箇所は、基幹システムの選定や選定後の要件定義で充分に検討しましょう。

そして企業の業務運用に基幹システムを合わせるのか、基幹システムの想定運用に企業の業務運用を変更するのか運用方針を決定する必要があります。検討が漏れてしまったり、不十分であったりした場合には、業務運用と基幹システムの想定運用がマッチしない箇所が発生することになってしまいます。また、運用方針が基幹システム利用者に浸透していない場合であっても同様に、業務運用と基幹システムの想定運用がマッチしない箇所が発生することになってしまいます。業務運用と基幹システムの想定運用がマッチしない箇所に対するとらえ方は、個人の感覚・感情にも左右されます。

基幹システムが使いにくいと感じるのは操作性?使い方の問題?

スマートフォン・タブレットなど携帯端末が普及してアプリケーションという言葉も最近では一般的に使われるようになりました。日本におけるスマートフォンの単身世帯の普及率はおよそ8割近く、二人以上の世帯の普及率はおよそ9割になっているそうです。携帯端末が普及していく過程で、携帯端末で動作するアプリケーションについても情報の表示方法・直観的な操作方法などが洗練されて浸透しています。携帯端末で使用するアプリケーションの内容表示・直観的な操作に慣れている状態で、基幹システムを使った場合には、違いに驚くこともあると思います。

基幹システムは年月をかさねても大きく変わることのない基幹業務をコンピュータで管理するためのシステムであるため、携帯端末に実装されるアプリケーションと比較すると、表示する情報、操作方法や使い方も基幹部分については、大きく変わることがありません。とくに、操作性については普段使い慣れている携帯端末のアプリケーションの直観的な操作に慣れている場合には、基幹システムのコンセプトに基づいた操作が窮屈に感じられてしまうことで、基幹システムが使いづらいという表現になっているのではないかと思います。

まとめ

基幹システムを使うことは、日常生活を送っているとあまり触れる機会が少なく、企業の業務に携わることによってはじめて目に触れます。あまり触れる機会が少ないことに反比例し、基幹業務をコンピュータ管理しているシステムは情報量が多く感じることがあり、理解するために時間を要することもあると思います。スマートフォンに代表される携帯端末のアプリケーションに慣れていることも、基幹システムを使いにくいと感じることに拍車をかけていることと思います。

企業がビジネスをおこなう根幹となる基幹業務は、年月を重ねても大きく変わることのないものであり企業の業務改革と照らし合わせたとしても大きく変わることがありません。大きく変わることのない基幹業務であるからこそ、基幹システムの導入を検討する際には、システムの検討のみにとどまらず、システムを使うユーザーのことを考えた使い勝手の良いシステムを構築できるITベンダーの選定が重要になります。

 

弊社では流通業に特化し、多数の導入実績をもつ製品と業務経験が豊富な社員が在籍しています。システム導入を検討される際には弊社にお声掛けいただきたいと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

2021/09/15