Web商談システム徹底比較 ~小売業と取引先の商談に必要な機能とは?~

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Web商談システムは現在、山のようにあります。そんな中で小売業と取引先(メーカー・卸)が商談をするために必要な機能を考え、徹底比較していきたいと思います。小売業に関する皆さん必見の比較ブログです。

Web商談システム徹底比較 ~小売業と取引先に必要な機能とは何?~

小売業の本部・店舗バイヤーは、取引先であるメーカーや卸の営業とたくさんの商談を行います。シーズン別の棚割商談や特売商談、商品価格の見直しなど、非常に多くのやり取りが発生します。バイヤーは何度も商談を重ね、メーカーや卸は何度も提案をします。コロナ対策のための在宅勤務やテレワーク・リモートワークが推奨され、各企業が働き方改革に取り組んでいる中で、このような従来型の商談のやり方はとても非効率です。商談の効率を改善するためにWeb商談システムを検討している企業が増えています。

Web商談システムはバイヤーと営業が在宅勤務をしていても、Webでオンライン商談ができる便利なシステムです。しかし小売業の本部・店舗バイヤーと、取引先(メーカー・卸)のセールスは、ただオンラインでつながって商談ができればいいというわけではありません。では、小売業と取引先に必要なWeb商談システムの機能とは、どんなものがあるのでしょうか?

Web商談システムに必要な機能を、具体的な製品・サービスを挙げながら徹底比較していきたいと思います。

Web商談システム 小売業と取引先の商談に必要な機能比較(1)オンライン商談ツール

もう皆さんご存じの通りですが、コロナ禍の中、オンライン商談ツールは完全に市民権を得ました。「オンラインで商談をお願いしてもいいですか?」と取引先(メーカー・卸)の営業が小売バイヤーに依頼しても、承諾してもらえるようになったのです。コロナ禍で訪問しづらいため、という背景はありますが、移動時間がなく商談をこなせるのは取引先の営業にとってはメリットです。どのようなオンライン商談ツールがあるのか見てみましょう。

 

<徹底比較 オンライン商談ツール例>

  • Zoomミーティング(ズーム)
  • bellFace(ベルフェイス)
  • Skype for Business(スカイプ フォー ビジネス)

 

オンライン商談ツールを比較すると、無料・無償のフリーツールから有償のツールまでたくさんあります。主催者側が使いやすい機能があることは必須ですが、招待される側はオンライン商談ツールに慣れているとは言えません(小売バイヤーや取引先のどちらのパターンもあり)。招待される側が簡単につなげて使いやすく、画面共有もすぐにできることが必要な機能と言えるでしょう。そして接続トラブルの少ないシステムがオススメです。

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Web商談システム 小売業と取引先の商談に必要な機能比較(2)文書・ドキュメント・契約書管理ツール

小売バイヤーと取引先(メーカー・卸)の営業が商談をすることは、オンライン商談ツールがあれば実現できますが、商談にはたくさんの提案書や契約書等の文書やドキュメントが登場します。何度も提案する特売提案書があったり、シーズン別の棚割りの提案書が存在したり、契約書のやり取りも何度も発生するためバージョン管理も必要です。このやり取りをメールでやってしまうと、どのファイルが最新版なのか、どのドキュメントで最終決定したのか分からなくなります。そこで小売業の本部・店舗バイヤーと、取引先のメーカーや卸の営業は文書・ドキュメント・契約書を共有するための管理ツールを使用し、ファイルの共有管理を実現します。

 

<徹底比較 文書・ドキュメント・契約管理ツール例>

  • Googleドライブ(グーグル ドライブ)
  • Box Businessプラン(ボックス ビジネスプラン)
  • Dropbox Business(ドロップボックス ビジネス)

 

文書・ドキュメント・契約書管理ツールを比較すると、無料・無償のフリーツールから有償のツールまでたくさんあります。社内のメンバーだけの共有ではなく、外部のメンバーともファイルを共有するわけですから、誰といつまで共有するのか把握できなければなりません。共有権限管理がしっかりできて、セキュリティ面がしっかりしているツールがよいでしょう。

Web商談システム 小売業と取引先の商談に必要な機能比較(3)コミュニケーション管理ツール

商談を何度も行うとたくさんのドキュメントを共有するだけでなく、小売バイヤーと取引先(メーカー・卸)には様々な情報のやり取りが発生します。例えば、小売バイヤーは企画のお知らせや特売企画の販促情報を発信し、チャリティやキャンペーンに参加するためのアンケートを募集することがあります。そして取引先は発信された情報に対し回答します。このように、商談ではコミュニケーションを取るための情報がたくさんあります。

そして、小売業の本部・店舗バイヤーは、取引先(メーカー・卸)からの提案を承認するだけでなく、社内でも申請・承認業務が必要になります。これらの情報をメールやチャットだけでやり取りしていたら、小売業のバイヤーはどの取引先に伝えたのか、どの提案を承認したのか、社内の申請・承認業務の進捗はどうなったか、分からなくなります。そこでコミュニケーション管理ツールを活用します。

 

<徹底比較 コミュニケーション管理ツール例>

  • サイボウズ社製品(グループウェア・ワークフロー・業務アプリ構築クラウド)
  • Chatwork(チャットワーク)やSlak(スラック)などのチャット製品
  • Backlog(バックログ)やTrello(トレロ)などのタスク管理製品

 

コミュニケーション管理と言っても、範囲が広いですし、社内と社外のメンバーでの利用となるため、様々なツールを組み合わせるしか方法がありません。なかなかひとつのツールで小売バイヤーと取引先コミュケーションをひとつにすることはできません。最後にご紹介する、Web商談システム「商談.net」はこれらの小売業とメーカー・卸の取引先の業務を統合することができるのです。

Web商談システム 小売業と取引先の商談に必要な機能比較(4)Web-EDIシステム

小売業と取引先(メーカー・卸)は商品マスターや取引データが非常に多く発生します。小売業はメーカー・卸に発注データを送り、メーカー・卸は受注データとして受け取り、小売業に出荷データを送り、小売業は納品データを送ります。このデータのやり取りは毎日行われます。そしてこれらのやり取りはFAXやメールでできる量ではないため、小売とメーカー・卸でWeb-EDIシステムを構築し、オンライン化することで効率化をはかります。

 

<徹底比較 Web-EDIシステム例>

  • 流通BMS
    インターネット回線を利用して小売・卸・メーカーが数百社参加する通信手順で、セキュリティを高め、データ活用が柔軟にできます。INS回線やJCA手順の廃止により、流通BMS構築が迅速に進んでいます。
  • Web-EDI
    ブラウザ入力によりWebでデータのやり取りができ、中小企業でも安価に簡単に構築することができます。しかしセキュリティ面の脆弱さやデータ連携面でやりづらい問題もあります。

 

流通BMSもWeb-EDIシステムもパッケージ製品やクラウド製品・サービスはたくさんあります。小売業とメーカー・卸の取引先は、多くの商品マスターや取引データをやり取りするため流通BMSかWeb-EDIシステムを導入すれば、生産性は高まります。しかし基幹業務システムと連携するため、Web商談システムとは別に構築されます。Web-EDIシステムとWeb商談システムが同じシステムに統合されれば、どうでしょうか? 商談中に商品マスターや取引データがリアルタイムで確認できると、商談の効率化がはかれます。そして顧客に売れた後のPOSデータも共有できれば、顧客の市場動向をはかることもできます。最後にご紹介する、Web商談システム「商談.net」はこれらの小売業とメーカー・卸の取引先の商品マスターや取引データ、POSデータを統合することができるのです。小売業とメーカー・卸の取引先がWeb商談で、Web-EDIの取引データとPOSデータを確認しながら、打ち合わせを行えるシステムがあるのです。

小売業と取引先に必要な機能が統合された、Web商談システム「商談.net」がサプライチェーン全体の効率化を実現する

小売業と取引先(メーカー・卸)ための、Web商談システムと一口に言っても、商談には様々な業務と情報、データが必要になります。取引先は小売業に何度も提案をし、値引きや値上げなどの条件交渉をします。その作業には多くの文章やドキュメント、契約書が存在します。時には小売バイヤーからクレームを言われたり、店舗の売り場づくりを手伝ったりすることがあります。小売業側は取引先に対し、様々な情報を提供し、提案を求めたり、キャンペーンの参加を促したりします。小売業と取引先の受発注データは様々な種類のデータが膨大に存在しますし、そのデータを小売業と取引先で連携し、分析や活用をする必要があります。

 

わたしたちは小売業と取引先(メーカー・卸)との「商談」は、このように非常に複雑であることを知っています。オンライン商談ツールでつなげるだけでは商談は成立しません。文章・ドキュメント・契約書管理ツールで管理するファイルは、商談の中ではひとつの作業でしかありません。コミュニケーション管理では商談別にたくさんの情報共有や申請・承認業務が存在します。取引データの分析や活用は、商談を成立させるために非常に重要なポイントです。

 

オンライン商談ツール、文章・ドキュメント・契約管理ツール、コミュニケーション管理ツール、Web-EDIシステムを徹底比較してきましたが、これらは「商談」の中では一部の作業にしかすぎません。つまり局地的にシステム構築やツール導入をしても、効率化は図れないのです。

Web商談システム「商談.net」は、小売業と取引先(メーカー・卸)の「商談」に必要な機能を統合したシステムです。新しい働き方にマッチした、Web商談システム「商談.net」で、小売業商談の効率化を実践してみませんか? 何度も何度も非効率な商談を重ねることを、大幅に削減できるはずです。

2020/7/17