基幹システム　利用者向けの研修制度・教育制度とは？

基幹システムとは、企業がビジネスをおこなう際に根幹となる業務をコンピュータで管理するシステムです。主に、企業が製品の生産～販売、納品や請求書発行の行う場合の業務部分を指します。

そんな企業の根幹を担う基幹システムは多岐にわたって業務を管理するため、利用する人が多いものです。しかし時間の経過とともに利用方法が分からない、またはその作業がなぜ必要なのか分からないまま利用されているケースが多くなっていることがありませんか？

多くの人が基幹システムを活用できるようにすることは業務効率アップに直結しています。基幹システムで出来ることや各機能について正しく理解して活用できるようにするために、利用者向けの基幹システムの研修・教育についてお話しします。

基幹システムの研修や教育が必要なケースとは

研修や教育がケースは主に２つです。

１）基幹システムを初めて使う人がいるとき
２）今まで使っていなかった機能を追加したとき

１つ目は主に新人アルバイト、新入社員、中途社員、人事異動のあった方に向けた研修です。前任の担当者が人事異動や退職したために新たに担当になった場合などもこれにあたります。今まで使用していない人が初めて基幹システムを使用するため、ログイン方法など基本的な内容から、業務をこなすために必要な機能について内容・操作方法の説明行います。

２つ目は基幹システムの再構築に伴う研修です。基幹システムの一部機能に変更がある場合は、変更内容に関連する業務を行う担当者に向けた説明を行います。基幹システム自体の入れ替えなど大規模な変更がある場合はほぼすべての業務に変更が発生するため、本部向け・バイヤー向け・店舗向けなど担当者ごとに説明会を実施するケースが多いです。基幹システムの変更や入れ替え前後で変わったことを中心に、システム変更後の各業務について説明を行う必要があります。

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基幹システムの研修や教育を行うために必要な準備

基幹システムを使った業務管理の方法やシステム操作方法を説明するのは簡単ではありません。手書きのメモやパソコンに貼られた付箋、ましてや口伝での教育では正しい理解を得ることは難しいと考えています。また説明を受ける方はさまざまで、直近まで学生だった方や高齢の方、最近では外国出身の方も多く見受けられます。

誰でも正しくシステムの利用方法や機能について理解してもらうためには、誰でもわかる「業務フロー」「システム操作マニュアル」が不可欠です。

正確な内容であることはもちろんですが、文字だけの業務フローや操作マニュアルでは正しく伝わらない可能性が高いため、絵や図を多く用いた直感的な業務フロー・マニュアルになるよう工夫する必要があります。

また基幹システムのシステムベンダーから業務フローや操作マニュアルを提供されるケースが多いと思いますが、自社の企業の色に合わせた業務フローや操作マニュアルになるよう、ユーザー企業側で業務フローや操作マニュアルの作成・改定を常に繰り返していくことが重要になります。

また、方法の一つとして、動画によるマニュアルを準備することも検討すべきです。
特に外国の方で、日本語が話せても、文字が読めない、という方は多くいらっしゃいます。その場合に実際の画面を見せながら理解いただくことで、よりスムーズな学びが可能となります。

さらに動画のメリットは、研修をする側にもあります。何度も同じ研修を行えば、多くの時間をそこに投入することになります。
今はオンライン会議システムで動画撮影なども可能な場合が多いので、一度研修の様子を録画しておくと、短いスパンで同じような研修をするようになった場合に、その動画を見てもらうようにすれば、研修をする方の拘束時間も大幅に削減されます。
また、新人の方も、後から何度でも見直すことができるようになるというメリットもあります。

研修や教育の体制

説明を受ける方々の人数や居住地域に合わせて、研修方法を検討する必要があります。基幹システムを初めて使用する人向けの説明の場合、各店舗や本部でそれぞれ必要な業務の説明を実施するケースが多いです。事前に準備した業務フローやシステム操作マニュアルを用いて、責任者など業務・システムを理解している人が説明を行います。

基幹システム入れ替えなど大きな変更があった場合は合同研修を実施することを検討します。その場合はシステムベンダー主催での研修となることが多いため、会場を手配や日程調整など、ユーザー企業とシステムベンダーが協力して説明を行います。合同研修の場合は各個人の理解度が不明な場合が多いため、理解度を確認するためにアンケートを実施するなど工夫が必要です。

また、研修やトレーニングのためにテスト用の基幹システムを用意するケースがあります。日常業務で運用しているデータに影響がない形で基幹システムを使用できるため機能を使う練習ができます。そして、各担当者に業務の流れや基幹システムの操作を早く理解してもらえます。

まとめ

初めて基幹システムを利用する場合、または新しい基幹システムを利用する場合は、利用者が理解できるよう、しっかりとした事前準備を行ったうえで説明を行う必要があります。

冒頭にもお伝えしましたが、多くの人が基幹システムを活用できるようにすることは業務効率アップに直結します。正確に十分に説明を行い、システムを活用できるよう研修・教育体制を構築することをお勧めします。

最後に弊社の話になりますが、テスクでは保守対応の一環として再導入指導を行っています。直近では基幹システムを導入してから1年以上経ったユーザー企業向けにデータ分析機能の説明会を実施し、特売の見直しや重点商品の再検討に繋がったと好評をいただきました。(嬉)

また基幹システム導入時に、ユーザー企業ごとの色に合わせた業務に沿った業務フロー・システム操作マニュアルになるよう内容検討や修正を行っています。Webで見られる画像・動画付き操作マニュアルを標準で提供しており、追加したい内容やカスタマイズ機能のマニュアルの検討・作成をユーザー企業とテスクで一緒に作成することで、誰でもわかるシステム操作マニュアルを用意できるよう取り組んでいます。
弊社の製品である基幹システム「CHAINS Z」では、システム保守として業務をサポートする体制を構築しております。導入して終わりではなく、ユーザー企業に長く寄り添ったお付き合いをさせていただいています。

ご興味のある方は是非お気軽にお問い合わせください。

2021/12/16