商談とリベート管理に必要なシステム機能とは？商談ノウハウを継承する方法

小売業のバイヤー様業務の中で商談に含まれることになるリベート契約とその管理（以下、リベートシステムと呼称します）についてご紹介するとともに、その周りを取り巻くシステムや必要機能についてもご紹介していきます。

リベートシステムとは？

小売業におけるリベートは仕入割り戻し金や、報奨金、販売促進費補助といったさまざまな名目がありますが、販売管理・購買管理上や会計上は仕入値引的に取り扱われることが多い計上項目です。この中でも、商品によって特別な期間のみ発生する個別リベートに関しての管理が大変です。よってシステム化ができず煩雑となっているケースが多くあり、課題となっています。

これらの条件を整理してマスター化し、仕入実績や販売実績に応じて達成しているのかをシステム的に判断します。つまり、システムで発生計上を自動化したものがリベートシステムと呼ばれます。

小売業態の中ではドラッグストア様で割と導入が進んでいます。スーパーマーケット様やホームセンター様も導入されているところや検討をされているケースが多くなっています。最近ではインボイス対応において適格返還請求書への対応などが議論されています。それはまたの機会として、今回はリベートシステムの中身について、小売業ではどのような内容を管理していくべきなのかを記載していきたいと思います。

商談業務の中でリベートシステムが連携すべきシステムとは？

リベートシステムといっても小売業の場合、現実的にはバイヤー様の業務の一環であり、一連の商談作業のうちの一つでもあると考えるべきです。したがって取り巻くシステムはバイヤー様の関連業務範囲内となります。以下3つのシステムは商談業務と密接な連携が必要となります。

■販売管理システム・購買管理システム

リベートシステムで使うマスター系は、販売・購買管理システムの実績をベースに達成判断をするため、当然のことながらマスター連携が必要となります。また、販売実績や仕入実績はこれらシステムに蓄積される場合が多く、データの連携も必要です。大量データとなるため連携タイミングや連携に必要な時間の考慮も必要となる場合があります。

■商品マスター登録支援システム

バイヤー様の商談支援をする上で、すでにポピュラーになっている商品マスターのデータを取引先様となんらかの形で共有します。データを取り込み、販売・購買管理システムやリベートシステムで使用する商品マスターデータとするための仕組みです。データ交換頻度やデータのデリートインサートのタイミングが課題となります。

■会計システム

一般的には仕入値引属性の取引として、または雑収入としての取引として発生するリベートですが、会計システムになんらかの形で連携することになります。販売・購買管理システムを経由して発生させるケースが多いとは思いますが、連携対象としてどのような仕分が発生するべきなのか明確にする必要があります。

一般的には上記のようなシステムとの連携が必要となりますが、他にも実績管理システムや、分析システムへの連携が必要な場合もあり、企業によっては連携先をさらに検討する必要があるでしょう。

商談業務におけるリベート機能について

リベートシステムを構成する機能として記載しますが、ここでは一般的なバイヤー様を支援する商談に関しての一連の機能やイベントを説明いたします。少しでも業務イメージがわけば幸いです。

■商談予約

バイヤー様は非常に多くの取引先様と商談日時の調整・計画をしなければなりません。空いている日程を各取引先様に連絡し、どの日程・どの時間・どの会場のコマで商談をするのか等、様々な要望を取引先様宛に募集します。各取引先様は各々希望の商談日程や時間、会場をバイヤー様に返します。

複数の取引先様との商談候補日が集まりますが、日程や時間の重複が発生するため再調整が必要です。再調整の上、商談予定日を確定してバイヤー様から取引先様に連絡が行われます。

■商談

予定していた商談日がくると実際に商談をします。立場や記載内容にもよりますが、基本的には小売業側が会場となる場合が多いようです。

■商談履歴

商談を実施しただけでは打ち合わせ内容や、取り決め事項があとに残らずビジネスとして進捗しません。商談内容や参加者など議事録的な内容を商談履歴として残す仕組みが必要です。また、この案件化した中で契約に至るものは、以下の別システムにつながる場合があるでしょう。

■商品マスター登録支援

商品取引契約に至った商品は、購買管理システムにて商品マスターへの登録が必要となります。メーカーや取引先様は、契約される商品マスターデータの基礎を用意して小売業様と連携します。小売業様は入手したデータで問題がないかをチェックし、ワークフローに基づいて承認し、商品マスターのデータとします。

■リベート登録

さらに、取引先様単位もしくはメーカー単位や商品単位など、単位はまちまちですが、商談後にリベート契約が発生する場合があります。こうしたリベートの発生条件などを入力したうえで、システムでリベートを発生させるための登録をし、登録内容を確認し承認した内容に基づいて発生を自動計算させます。

■リベートの発生管理

自動計算をさせるものの中で、達成条件を満たさないものや、階段（累進）状の条件でより上位条件を目指せるものなどを条件日まで管理します。リベートを達成させるよう販促を行う等、階段（累進）条件を満たす管理を実施します。

■リベート回収管理

発生させたリベートの未収管理を行います。発生させたリベートのとりっぱぐれを防ぐことで回収管理を行います。

他にもバイヤー様の作業としては、棚割の調整や特売の戦略など他の機能が必要となる場合も多くありますが、リベートが関係する機能としては上記のような機能を必要としています。

【まとめ】商談とリベート管理に必要なシステム機能とは？商談ノウハウを継承する方法

商談業務のためのリベート機能は取引先様とのコラボレーションが必要です。

いままではメールにファイルを添付しデータ交換をしたり、連携する作業にも手がかかっていたのが実態でしょう。最近ではホームページを利用したり、ポータルサイトを作成したりして、アカウントを配布し、Webを経由してアクセスしてもらい情報共有を図る形が一般的になってきました。

コロナ禍というご時世も手伝って、対面での商談や電話などのやり取りは何らかの形で姿を変えWebを経由して機能を果たす形に変化しています。

しかし、取引先様とリベートの対面商談をする上では、交通費や時間としてのコスト、資料の共有のための場所が必要になります。先輩から後輩へのバイヤー業務の引継ぎといった問題を抱えている小売業様も多いと思います。このようなリベートの対面商談の問題解決やノウハウを継承する方法はないのでしょうか。

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