商談効率化でバイヤー商談に革命を

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バイヤーは小売業では花形的な存在です。商品を探し、商品知識を深め、取引先と商談を繰り返し、MDを作り、棚割りを決め、商品マスター登録作業をこなし、店舗の指導を実施し、競合を調査に赴き、市場動向を察知し、計画書作成・報告書作成・予算編成をする・・・多忙極まりない人種です。多忙極まりないバイヤー業務の中でも、多くの時間とコストが掛かっている業務が「商談」です。商談こそがバイヤーの本業であり、最も重きを置く業務であると言えるでしょう。多くのバイヤーは多忙な現実を素直に受け入れ、黙々と商談などの業務を遂行しています。まさに社会人の鑑です。しかし、既存の商談スタイルが本当に正しい姿なのでしょうか。解説していきます。

過去・現在・未来 バイヤーの商談方法

コロナの影響により、生活スタイル、職場環境、仕事の方法などが変更されました。以前は対面が当たり前であり、リモートワーク、リモート商談などは馴染みがなく浸透しているとは言えませんでした。小売業の商談スタイルは、小売業の本部に取引先の営業がバイヤーを訪ねて通うことが当たり前でした。バイヤーが取引先に赴くこともありますが、あくまで特別な例で、メインの商談スタイルは取引先がバイヤーの元に集うというのが主でした。取引先の営業も当たり前すぎて疑問を感じることなく、足繫く通っていました。企業によってはバイヤーとの商談のために、取引先の営業が何十人も待っている光景は珍しくありませんでした。

しかし、コロナ禍で商談スタイルは様変わりしました。対面商談は激減し、リモート商談が浸透して当たり前となりました。以前のような対面商談は、今思えば非常に密な状態であり、昨今では憚られる光景となってしまいました。商談時に直接商品を見る・触る・試食するなども行為も減っています。代わりにリモートでの商談やメールなどが多くなり、バイヤーはパソコンに触れる時間が長くなっています。これからはリモートと対面の両方を使い分ける商談がメインになると思います。時代に合わせた商談スタイルを上手く取り入れた企業が優位となっていくでしょう。顧客や市場のニーズに合わせるための変化をするように、仕事・業務・商談スタイルも時代の変化に合わせていくことが重要ではないでしょうか。

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気づいていますか?商談にかかるコスト

商談にはコストがかかっています。何をするにしてもコストは発生するので、商談にもコストが発生することは当たり前だと思われるかもしれませんが、一生懸命商談しているバイヤーや取引先は意外と気づかない点だと思います。

バイヤーは商談で商品原価というコスト削減に邁進します。卸・問屋はメーカーとの商談で商品原価というコスト削減に邁進します。メーカーは原料の仕入れや製造方法の工夫などで製造原価というコスト削減に邁進します。

各々が一生懸命仕事に取り組んでいるさまが垣間見えます。会社からしてみればコストが掛からないに越したことはありません。しかしながらほとんどの方達が商談に対してどれだけのコストがかかっているかを理解していません。漠然とコストが掛かっているとイメージはできても、詳細なことまではわかりませんし、分かっている方の方が稀ではないでしょうか。

では漠然としたコストイメージを少し分解してみましょう。商談におけるコストは小売業側と取引先側に分かれます。小売業側はバイヤー自身のコストです。多々あるバイヤー業務の中でメールに着目してみましょう。現状の商談スタイルにおいて、メールはバイヤー業務で重要なツールです。バイヤーの担当範囲や取引先の数によってメール送信の量に差があると思いますが、ここでは取引先に対して1日に20通のメールを送信すると仮定します。商談のやり取りのためのメール作成で、1通あたり約3分かかったとします。20通×3分=60分です。1日60分をメールに費やすことになります。年間250日程度出勤するとして約250時間となります。バイヤーの時給を1,500円と仮定した場合、年間375,000円がメールで費やされていることになります。バイヤーが10名在籍しているとすると3,750,000円がメールにかかるコストと捉えることができます。仕事なので仕方ないと思われるかもしれませんが、会社からすればこれも立派なコストです。なんとか効率化できないものでしょうか。一方の取引先側のコストですが、営業が小売業の本部に赴くことで交通費などのコストが発生します。社有車で営業に行く場合ですが、仮に商談が月に4回(1回30分)、運転時間は1回往復2時間、往復40km、営業の時給を1,500円とします。営業の1ヶ月当たりの商談コストは(4回×30分)+(2時間×4回)×1,500円=15,000円です。ガソリン代は社有車の燃費を1ℓ10km、レギュラーガソリン140円と仮定すると1ヶ月約2,200円です。営業一人当たり1ヶ月の商談に約17,200円のコストがかかる計算になります。年間で約206,400円の商談コストがかかります。営業が10名在籍しているとすると2,064,000円の商談コストがかかる試算となります。商談にはコストがかかることがご理解いただけたでしょう。

 

商談効率化で起きるメリット

では、商談にかかるコストはどのように削減すれば良いのでしょうか。先ずは今の作業を見つめ直してみましょう。バイヤー商談では、メール作成、商談回数、商談時間、商談用紙・提案書の整理、商品マスター作成などがコストとなっているのです。商談をコストと捉えることで見えてくることは、労働生産性を上げないとコストが掛かったまま減らないということです。商談における作業に時間が掛かればかかるほどコストが重くのしかかるので、コストを削減する努力をしない限りコスト高が維持され続けます。商品原価を下げることに注力することは非常に大事なことですが、労働生産性を上げてコストを削減することも同様に大事なことです。取引先も商談にコストが掛かっていますが、恐らく商談にコストが掛かっていることをあまり認識していないと思いますので、コスト高を維持したままの状態ということでしょう。コロナの影響で対面商談の機会は減っており、取引先が移動することに掛かるコストは減少したかもしれませんが、商談に掛かるコストは依然として高いままです。では、もしもバイヤーと取引先に掛かっているコストを削減できたとしたらどのようなことが起きるでしょうか。三つのメリットが考えられます。

  • 利益の改善
  • 商談の質と量の改善
  • 原価・売価の低減

労働生産性を上げることで小売業も取引先も作業時間の削減につながり、残業を減らす効果が期待できます。限られた労働時間の中で効率よく仕事をすることで働き方改革にもつながりますし、残業を減らすことができれば、利益改善に寄与することになります。また作業効率を上げることで、提案依頼の量や提案自体の質が向上するので、商談の質と量を改善することにもつながります。商談の質と量は、商談回数や商談時間のことではありません。例えば、商品原価を決めるために商談の時間が長時間に及ぶことや、同じ内容の商談を繰り返して商談回数を重ねることは、商談の質と量とは違うということがお分かりいただけるのではないでしょうか。その商談の質と量が改善されることこそが、商品原価低減につながり、売価低減に反映され、消費者からの支持へと変わり、最終的に小売業も取引先もWin-Winの関係となるのです。

バイヤー商談革命

バイヤーの商談は、対面でなければ成立しないのでしょうか…

コロナ禍になる前からメールや電話で、商談のやり取りをしていましたし、コロナ禍になってからはWeb商談やリモート商談がスタンダードとなりました。対面でなければならない理由は薄れてきています。この流れを上手く活用することで商談もデジタルトランスフォーメーションできるのではないでしょうか。デジタルトランスフォーメーションとは「ITの活用を通じて、ビジネスモデルや組織を変革すること」であり、目的としては「企業の競争優位性を確立すること」です。少子高齢化で労働人口は減りつつある中、各企業のバイヤーも今後人数が減っていくことでしょう。そうなった場合、バイヤーの守備範囲はどんどん広がっていくことになります。

具体的に言えば、お酒のバイヤーが飲料や菓子のバイイングも担当することになるというようなことです。場合によってはもっともっと守備範囲が広がる可能性もあります。そのようになると、既存の商談スタイルではバイヤー業務を維持できなくなることが危惧されます。小売業ではバイヤー職は花形です。しかし今、その花形職になりたいという人が減ってきています。それはなぜか…バイヤー職が激務だからです。

責任が大きく、作業が多く、労働時間が長く、下手をすると休みまで削るということに魅力を感じないのです。それも無理はありません。

弊社の商談効率化ツール「商談.net」は、商談コストを削減することにフォーカスしたツールです。商談における作業削減に寄与し、バイヤー商談を効率化させることで小売業と取引先の双方にメリットをもたらし、コスト削減の面でWin-Winの関係を築き、サプライチェーン全体の効率化を図るグループウェアです。商談.netで商談をデジタルトランスフォーメーション化し、変革と優位性を確立することで、商談革命を起こしてみませんか?

商談効率化でバイヤー商談に革命を ~まとめ~

バイヤーの商談スタイルは、時代の変化に合わせて変えていくことが重要です。そしてバイヤー商談にはさまざまなコストが掛かっていることも事実として認識しておくべきです。商談に掛かるコストを意識し、コスト削減に努めることは、商談で商品原価を低減させることと同等の重要性があります。コスト削減、利益改善、商談の質と量の改善、原価・売価の低減、Win-Winの関係構築、働き方改革など、さまざまな効果が期待できるWeb商談システム「商談.net」について、さらに詳しい内容を知りたい方は、資料ダウンロードコーナーをご覧ください。

2021/03/01