卸売業向け受発注システムの選び方｜課題・メリット・比較基準を徹底解説

卸売業界では、少子高齢化による人材不足や働き方改革の影響もあり、DX（デジタルトランスフォーメーション）が急速に進んでいます。

その一方で、長年続けてきたアナログ業務をシステム化することに不安を感じる企業も多く、特にFAXや電話、メールによる受発注業務の非効率さに悩むケースが後を絶ちません。

本記事では、以下をわかりやすく解説します。

• 卸売業が抱える受発注業務の課題
• Web受発注システムを導入するメリット
• 卸売業向け受発注システムの選び方

卸売業の受発注業務でよくある課題

得意先様から注文を受ける方法としてFaxや電話、メールなどのアナログな受注があります。
アナログな受注によって下記のような3つの課題が挙げられるでしょう。

1. 手入力作業が多く、工数が膨大になる

毎朝出勤すると、Faxに溜まった得意先から伝票、大量のメール、留守番電話、都度営業から渡されるメモ…。
これらの受注情報を一旦整理するにも時間がかかり、基幹システムへ手入力するにも多大な時間がかかります。

2. 属人化による受注ミス

Faxや電話、メールでの受注の場合、属人的なミスが生じやすいことがあります。
たとえば、得意先様は普段の注文を前提に連絡するので、「いつもの」と伝えてくるケースもあるでしょう。

普段担当している専任の方しか内容がわからず、その担当者が不在だと業務が進まないこともあります。
また、お互いの伝え方の齟齬や転記での数量ミスが生じるといった課題もあります。

3. 営業活動が圧迫される

本来であれば最新やイベント商品の紹介に向けて営業担当者は販促したいのにもかかわらず、
在庫確認や受注の対応に追われてしまうこともあるでしょう。

企業から実際に寄せられるよくある悩み

実際に、企業様から実際に頂いた悩みを一例として以下にまとめました。

• FAXや注文メールが毎日500件届き、担当者は受注処理で手一杯

• 読みづらいFAXによる発注ミスでクレームが発生

• 営業担当が受注対応に時間を取られ、販促ができない

• 人手が必要で人件費が膨らむ

• 属人化しすぎて担当者不在時に業務が停滞する

まだまだ沢山の悩みを日頃お伺いしていますが、皆様の働かれる会社ではいかがでしょうか？
弊社では受注業務の課題を大きく分けて5つあると分析しております。

【卸売業の主な課題】

• FAXや電話での受注が多い

• 転記・聞き取りミスが発生する

• 働き方が改善されず人件費が増加

• 受注業務が属人化している

• 受注対応に追われ営業活動が縮小

どれも多くの卸売企業で上げられるお悩みではないでしょうか？これらの悩みの解決を目指す為に受発注システムが存在します。

しかしシステムを導入するには、これらの悩みを解決できる機能やサポートがあるかが大きく問われます。
WEB受注システムの導入メリットを見ていきましょう。

卸売業向けWEB受発注システム導入のメリット・効率化

では、このような課題に対して、WEB受注システムの仕組みを導入したメリットや小売化できるポイントを紹介します。

1. 受注を効率化して、工数や人件費を軽減できる

Web受注システムを導入すると、得意先様は注文したい商品の数量を選択するだけの簡単な発注ができます。
卸売業・メーカーの受注担当者様は、その受注情報を確認するだけです。

FAXや留守番電話の受注データを手入力で基幹システムに入れていた作業工数がなくなります。
作業工数が減ればその分の事務員の人件費削減にも期待できるでしょう。

2. 転記・入力ミスが減少できる

FAXやメール、電話などあらゆる手段からWeb受注システムでの媒体にデータがまとまりますので、これまで転記や入力していた機会が減少し、結果的にミスが減ることになります。

転記・入力ミスが減ることで、精度の高い受注データを確保することができます。
それは、得意先様との関係性向上にも繋がるでしょう。

3. 働き方を改善できる

先ほどお伝えしたように受注業務が軽減されることで、組織全体の働き方が改善されるでしょう。
これまでは山積みの受注を早朝から対応しなければならなかったことが、ゆとりをもった時間で出勤することができるかもしれません。

コロナや病気、家庭の事情で会社に出勤ができない場合も、Webシステムを使いながらテレワークで仕事をすることも可能です。
日本国内の人材不足が加速するなかで、既存の社員の離職率を下げ、さらなる人材への採用アピールができるなどの効果も見込めるでしょう。

4. 営業活動に専念

受注業務が自動化されることで、営業担当者の負担が減り営業活動に専念できます。
例えば、Web受注システムによっては在庫確認ができれば、毎回得意先様からの在庫確認の対応を受ける必要もありません。

一方で、Web受注システムが法人向け・BtoB型のECサイトの役割を持ち、商品の販促となることもあります。
例えば、得意先様がECサイトのように発注したい商品を検索できれば、いつもの商品だけでなく新しい商品の開拓になるでしょう。

また、最新の商品や季節のイベント商品を紹介してお知らせができれば、販促活動として売上向上も見込めます。

【参考】Fax受注における5つの問題点！システムで効率よく業務を改善する方法

卸売業向け受発注システムの選び方｜4つの重要基準

最後に、卸売業向けに最適なWEB受発注システムの選び方をご紹介します

1. 基幹システムとの連携ができるか

システムによって基幹システムと連携できるシステム、連携できないシステムが分かれます。
基幹システムに連携できる場合は事前に設定した時間に自動で受注データが連携されるケースが多く、在庫管理等も同時に行えるケースがございます。

• 自動連携の対応可否

• 連携可能な販売管理システムの種類

• データ連携の頻度や方式

• 基幹システムのノウハウ・実績 (理想は基幹システムを提供しているベンダー)

2. 導入後のサポートが手厚いか

WEB受発注システムは導入がゴールではなく、得意先様に使ってもらって自社・得意先様共にメリットが生まれてこそゴールといえます。
その為には、ただ良質なシステムを展開しているだけではなく、導入後のビジョンまで共有でき、寄り添ってくれるベンダーを選定が必要です。

またサポートが導入初期だけなのか永続的なのかで導入後の安心度合いが大きく異なりますね。

• 使い方の説明

• 運用定着のサポート

• トラブル時の対応

3. バージョンアップアップ・改善対応の柔軟さ

企業によって多種多様な卸売業ですが、それぞれの業務形態に合った機能を供給してくれるかも大きな選定ポイントになります。
そして要望があれば機能改善やカスタマイズ作成をしてくれる可能性があるのかないのか、こちらも重要になります。

折角導入するシステムですので、なにか改善要望を抱えながら使い続ける事はあまりおすすめできません。
その為にも導入前にどのようなバージョンアップ体系をとっているのかチェックする必要がございます。

• 定期的にバージョンアップしているか

• 業務現場の要望を取り入れる姿勢があるか

• カスタマイズ対応が可能か

4. 負担のない定量課金制の料金体系

最後は気になる方も多いであろう料金体系です。料金体系には大きく2タイプがあります。

• 従量課金制
• 定量課金制

従量課金制はひと月当たりの受注件数やシステムを利用して売り上げた金額によって流動的に毎月変動する料金体系の事です。
定量課金制は得意先件数やマスタ登録量に応じて予め料金が決まっており、基本的には毎月の料金が変動しない料金体系の事です。

こちらに関しては経営層の方の意向によって好みが大きく左右される部分ではありますが、中小企業クラスの企業様であれば定量課金制を敷いているシステムをおすすめいたします。

色々な社内課題に対して同時にDX化を取り組む企業も多い中で、変動型の料金体系では予算設定が難しく、他のサービスを検討する際に足枷になる可能性がございます。

【まとめ】卸売業向け受発注システムの選び方｜課題・メリット・比較基準を徹底解説

今回は、Faxや電話、メールなどによるアナログ受注の課題とそれを解決するためのWeb受注システムのメリットをお伝えさせて頂きました。
当社がご提供する卸売業向けWEB受発注システム「CIRON」では、今回ご紹介した課題をすべて解決することができます。

電話、FAX、メール、EDI等で受注していた入力や処理の手間や、決まった担当社員にしか処理できない属人化を解決することを目的にしたシステムです。

次のような3つの特長があります。

【Web受注システム「CIRON」の特長】

１）属人化が解消できる

電話やFAX受注では、特定の得意先のわかりづらい商品発注のメモがあり、決まった担当社員にしは処理できない業務がありました。
担当社員が誰でも受注処理できる現場を目指せます。

２）データ精度が向上できる

FAXや電話の受注データは、入力して自社の基幹システムに取り込まなければなりません。
転記や入力ミスを防ぎ、請求ミスをなくす現場を目指せます。

３）入力作業の時間が削減できる

卸売業・メーカー様等の得意先が、CIRONを使って簡単にWeb発注をしていただける環境をご用意いたします。
これまでFAXや電話で受注していた担当社員の手入力の作業がなくなり、得意先も社員も時間やコスト削減を目指せます。

他には、卸売業向け販売管理システム「GROWBSⅢ」も提供しておりますので、こちらもご覧ください。

著者：株式会社テスク
愛知県名古屋市に本社を構え、1974年から流通業向け業務システムの構築に特化してきたシステムベンダーです。小売業向け基幹システム「CHAINS」は400社以上、卸売業向け販売管理システムは200社以上の企業様に導入されており、これまでに蓄積したノウハウを活かして、流通業の業務改善や経営課題の解決を支援しています。