Fax受注における5つの問題点！システムで効率よく業務を改善する方法
卸売業やメーカー様は、お得意先様からの受注をFAXで受けると、問題点が多くて困ると感じることはないでしょうか。
一方で、問題点を感じつつもお得意先様はFAX受注に慣れているし、立場上なかなかお伝えづらいというのも実情かと思います。
問題点を改善せずに放置していても、お互いにとって良くはありません。
FAX受注の問題点をしっかりと明白に整理して、お互いにとって良い受発注の仕組みを整えることが必要だと思います。
今回は、FAX受注の主な問題点、効率化に向けたシステムの仕組みを紹介します。
FAX受注における5つの問題点
初めに、FAX受注における問題点を5つご紹介します。
自社の課題と照らし合わせて、ぜひ整理してみてください。
自社の課題と多くあてはまりましたら、受注システムをぜひ検討してみたらいかがでしょうか。
1) 入力・転記ミスが生じる
FAXの受注情報を転記したり、システムに入力する際にミスが生じることはないでしょうか。
属人化した作業になっているため、ヒューマンミスやエラーが生じてしまいます。
ミスにより受注の正確性が課題となります。お得意先様の顧客満足度を低下させる原因になるでしょう。
2) 特定の担当者に依存
お得意先様のなかでは、特定の方ではないと伝わらないような発注の書き方をする方も多いのではないでしょうか。
銘柄を書いてなくても、いつも通りだからわかるでしょ！とお得意先様の心境かと思います。
慣れたお取引先様にとっては有難いですが、もし受注の担当者が突然お休み・退職したりしたらいかがでしょう。
いくら慣れているとはいえ、特定の担当者に頼るのはリスクが生じます。
3) 入力作業に時間がかかる
普段から感じることだと思いますが、手作業が故に入力作業の工数に時間が生じてしまいます。
卸売業様のなかには、営業と受注業務を兼任して担当する方も多いと思います。
営業活動もしないといけない上に、朝早くから非効率な受注作業は負担ではないでしょうか。
残業にも繋がり、良くない働き方の循環となってしまいます。
4) 煩雑な管理とセキュリティのリスク
FAXは紙ベースの情報を扱うため、保管や管理が煩雑になることが多いです。
必要なときに迅速に探すことも難しいですし、紛失や取扱間違えなどセキュリティのリスクも生じます。
追跡や分析にも制限されてしまい、正確なデータの集計や経営判断の材料への活用にストッパーがかかってしまうリスクもあります。
5) 多くのコストが生じる
上述で、非効率性や属人化、ミスについて記載しましたが、これらによって人件費が積み上がってきます。
労働人口の減少のなか、人件費を上げないと採用も難しくなってきているのも事実だと思います。
膨大な紙やインク代も該当します。塵積って山となるではないですが、デジタル社会ではムダな経費となるでしょう。
廃棄物が増加して環境にも良くないですしね。
いくつあてはまったでしょうか。
お得意様がFAX受注に慣れているとはいえ、改善しないと非効率な運用のままになります。
FAX受注をシステムで効率化・自動化する6つのメリット
ここまで、FAX受注の問題点を挙げさせていただきました。
結論からお伝えしますと、受注システムにシフトすれば上述した問題点は全て解決できます。
問題の改善にはなりますが、受注システムに切り替える効果やメリットをお伝えします。
1) 受注業務の効率化
手作業がデジタル化するので、受注業務の効率化が図れます。
担当者がわざわざ情報入力・転記しなくても、お取引先様からの受注データが直接システムに移行される仕組みです。
2) データの正確性向上
問題点で指摘したヒューマンエラーがなくなります。もちろんシステムのエラーの可能性はありますが、確率を減少するでしょう。
客観的にわかるデータとして、エビデンスが残るのでお得意先様と言った言わないのトラブルがなくなります。
正確なデータによって顧客情報や売上の正確な分析ができ、適切な経営判断ができます。
3) 管理とセキュリティの安全性向上
紙媒体ではなくデータとして記録が残りますので、管理がしやすくなります。
顧客情報や支払い情報など機密性の高い情報をシステムで保護し、情報漏洩のリスク低減にも繋がります。
コンプライアンスが厳しくなっている近年では、強化したほうが良い施策だと思います。
4) 働き方の改善
効率化によってこれまでの受注作業が軽減し、従業員の負担を減らすことができます。
受注業務をシステム化したことで、朝の出勤時間が遅くなり早く帰れるようになったという事例もお聞きします。
働き方改革が重視され、働き手が少ない日本では、従業員の働く環境を改善することも中長期的に必要な施策でしょう。
5) 営業・販促活動の支援
受注システムでは、新商品やシーズン商品のお知らせ機能を通知することができます。
それにより、お得意先様への“商品認知”を提供でき、販促活動の支援に繋がります。
わざわざ営業しなくても、受注システムに切り替えただけで自動的に売上が上がったという事例もよくお聞きします。
営業担当者が、お得意様にシステムを利用・活用していただくかが肝になります。
6) ムダなコストの削減
上述でもお伝えした通り、受注作業が効率化し、働き方が改善されることで、ムダな人件費を削減することが可能になります。
特定の担当者にこだわらなくても良いので、人材育成にかかる費用も軽減できるでしょう。
また、販促機能を上手く活用して、販促費を抑えることもできます。
時間とコストのムダを削除できる仕組みが受注システムになります。
アナログ運用からデジタル運用にシフトするだけ多くのメリットを実現できます。
【まとめ】Fax受注における5つの問題点！システムで効率よく業務を改善する方法
今回は、Fax受注の問題点と解決に向けた受注システムのメリットについて紹介させていただきました。
いくらシステムが良いとはいえ、お得意様が使い慣れたFAX受注を変えていくのは、結構苦労すると思います。
受注システムのメリットをお伝えしつつ、お得意様にとっても負担がないことを体験いただくのが良いでしょう。
手前味噌ではありますが、当社がご提供するWeb受注システム「CIRON（サイロン）」をおすすめさせてください。
他の受注システムと違い、事業の方針から卸売業・メーカー様向けのコンセプトで開発されました。
卸売業への理解があるので、かゆいところに手が届くところが魅力です。
もちろんお得意様にとってもシンプルに操作画面となっています。お得意様から慣れたFAX受注が良いと言われるケースもあるでしょう。
そういったケースも考え、定例会にて他社事例の共有やチラシ作成の支援などバックアップさせていただきます。
デモも体験できますので、もし興味がありましたらお気軽にお問い合わせください。
受注システム「CIRON」の製品がよくわかる製品資料も作成してますので、こちらもぜひご覧ください。