【効率化】日々つらい受注業務の課題を改善させる方法

卸売業・メーカーの事務担当者様は、得意先様からFaxや電話、メールなどの受注作業で毎日多忙に過ごしておりませんでしょうか。会社の組織体制によっては、営業担当者が受注業務も兼任しているかもしれません。

経営者、上長など責任の立場のある方は、担当者が対応する日々のつらい受注業務を改善させたい、効率化して経費を削減したいと感じることもあるでしょう。

今回は、Faxや電話、メールなどの受注対応に課題を感じている方へ、自動化で改善できる方法をご紹介させていただきます。

アナログ受注業務による3つの課題

得意先様から注文を受ける方法としてFaxや電話、メールなどのアナログな受注があります。

アナログな受注によって下記のような3つの課題が挙げられるでしょう。

1.手入力の作業による時間がかかる

毎朝出勤すると、Faxに溜まった得意先から伝票、大量のメール、留守番電話、都度営業から渡されるメモ…。

これらの受注情報を一旦整理するにも時間がかかり、基幹システムへ手入力するにも多大な時間がかかります。

2.属人的な受注ミスが起こってしまう

Faxや電話、メールでの受注の場合、属人的なミスが生じやすいことがあります。

たとえば、得意先様は普段の注文を前提に連絡するので、「いつもの」と伝えてくるケースもあるでしょう。

普段担当している専任の方しか内容がわからず、その担当者が不在だと業務が進まないこともあります。

また、お互いの伝え方の齟齬や転記での数量ミスが生じるといった課題もあります。

3.営業活動に専念できない

本来であれば最新やイベント商品の紹介に向けて営業担当者は販促したいのにもかかわらず、

在庫確認や受注の対応に追われてしまうこともあるでしょう。

得意先様とのせっかくの接点の場を営業活動に上手く利用できないのは痛手です。

Webシステムの受注自動化による４つのメリット

では、上記でお伝えした課題に対してどのように対応すれば受注業務を効率化・改善できるでしょうか。

解決策として、「Webシステム」による受注自動化があります。

Webシステムによって生み出されるメリットを紹介させていただきます。

1.受注を効率化して、工数や人件費を軽減できる

Web受注システムを導入すると、得意先様は注文したい商品の数量を選択するだけの簡単な発注ができます。

卸売業・メーカーの受注担当者様は、その受注情報を確認するだけです。

FAXや留守番電話の受注データを手入力で基幹システムに入れていた作業工数がなくなります。

作業工数が減ればその分の事務員の人件費削減にも期待できるでしょう。

2.転記・入力ミスが減少できる

FAXやメール、電話などあらゆる手段からWeb受注システムでの媒体にデータがまとまりますので、

これまで転記や入力していた機会が減少し、結果的にミスが減ることになります。

転記・入力ミスが減ることで、精度の高い受注データを確保することができます。

それは、得意先様との関係性向上にも繋がるでしょう。

3.働き方を改善できる

先ほどお伝えしたように受注業務が軽減されることで、組織全体の働き方が改善されるでしょう。

これまでは山積みの受注を早朝から対応しなければならなかったことが、ゆとりをもった時間で出勤することができるかもしれません。

コロナや病気、家庭の事情で会社に出勤ができない場合も、Webシステムを使いながらテレワークで仕事をすることも可能です。

日本国内の人材不足が加速するなかで、既存の社員の離職率を下げ、さらなる人材への採用アピールができるなどの効果も見込めるでしょう。

4.営業活動に専念

受注業務が自動化されることで、営業担当者の負担が減り営業活動に専念できます。

例えば、Web受注システムによっては在庫確認ができれば、毎回得意先様からの在庫確認の対応を受ける必要もありません。

一方で、Web受注システムが法人向け・BtoB型のECサイトの役割を持ち、商品の販促となることもあります。

例えば、得意先様がECサイトのように発注したい商品を検索できれば、いつもの商品だけでなく新しい商品の開拓になるでしょう。

また、最新の商品や季節のイベント商品を紹介してお知らせができれば、販促活動として売上向上も見込めます。

まとめ

今回は、Faxや電話、メールなどによるアナログ受注の課題とそれを解決するためのWeb受注システムのメリットをお伝えさせて頂きました。当社がご提供するWeb受注システム「CIRON（サイロン）」では、今回ご紹介した課題をすべて解決することができます。

Web受注システム “CIRON”は、電話、FAX、メール、EDI等で受注していた入力や処理の手間や、決まった担当社員にしか処理できない属人化を解決することを目的にしたシステムです。

次のような3つの特長があります。

【Web受注システム「CIRON」の特長】

１）属人化が解消できる

電話やFAX受注では、特定の得意先のわかりづらい商品発注のメモがあり、決まった担当社員にしは処理できない業務がありました。

担当社員が誰でも受注処理できる現場を目指せます。

２）データ精度が向上できる

FAXや電話の受注データは、入力して自社の基幹システムに取り込まなければなりません。転記や入力ミスを防ぎ、請求ミスをなくす現場を目指せます。

３）入力作業の時間が削減できる

卸売業・メーカー様等の得意先が、CIRONを使って簡単にWeb発注をしていただける環境をご用意いたします。

これまでFAXや電話で受注していた担当社員の手入力の作業がなくなり、得意先も社員も時間やコスト削減を目指せます。

Web受注システム「CIRON」は受注作業に費やしていた’たくさんの無駄’を削減できるシステムです。

詳しくはダウンロード資料をご覧いただくか、ご不明な点等ございましたら、お気軽にお申し付けください。