Web商談のコツとは？ ～立場別の定着方法を考える～
2020年以降は新型コロナウイルスの流行によるリモートワークの広がりにより、Zoomなどのオンライン会議ツールを利用される機会が増え、急速に普及してきたと言えます。小売業様も取引先様との商談にオンライン会議を利用されているケースも増加し、商談効率が上がっていると感じていると思います。
しかし一方では、コロナウイルスが落ち着いてくると今まで通り対面商談に戻られるケースも増えてきています。
せっかく効率が上がり、仕事のやり方も変わってきたのに元に戻るのはもったいないと思いませんか？このままWeb商談を継続して、商談のための作業を効率化して、より消費者のことを考えることを継続しませんか？
今回は、Web商談を定着させるための簡単な“コツ”をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
Web商談がなぜ定着しないのか？ 立場別のコツを考察してみた
Web商談が定着しないのはバイヤーが悪い！！などと定着しない原因を個人に求めてしまっては話が進みませんので、今回は小売業のWeb商談に携わる（1）バイヤー様 （2）取引先様 (3)社内システム担当者様 この3つの立場に焦点をあてて考えてみます。
バイヤー様と取引先様、システム担当者様は対面商談が実施しにくい環境の中で、さまざまなWeb商談ツールを利用しているものの、なかなか定着できていないとお聞きしています。
それぞれの立場別に、Web商談が定着しない・できない理由を具体的に考察し、定着させるための“コツ”をお伝えします。
Web商談が定着すれば、対面商談を実施するよりも商談の効率化が実現できることはイメージいただけると思います。
小売業界と同じように卸・メーカーなどの取引先様も人手不足に悩んでいます。
商談回数が減ることによって小売業の商談効率が上がれば、連動して取引先様の効率もあがり、販管費が下がります。
販管費が下がれば、取引先様からの提案内容・条件も良くなるはずです。取引先様からの条件がよくなれば、結果として来店いただけるお客様によりよい商品やサービスを提供できるようになります。
このように商談の効率化がサプライチェーン全体の効率化につながり、最終的にはお客様へのサービス向上につながることをイメージし続けることが大切です。
Web商談を定着させる“コツ” （1）バイヤー編
バイヤーの商談における業務は多岐に渡り、細かく分類すると10以上ありますが、大きく分けると2つです。
①商品管理
新製品や商品入替などの品ぞろえ業務、特売企画や販促業務、取引先やベンダーとの商談業務など。
②システム管理
商品マスターメンテナンス、売上分析などの業務。特に商品マスターはPOSレジやEOSと連動しているだけに、緊急に対応しなくてはならず、バイヤーの負担が重い業務。
多くの小売業は「①商品管理」の対面商談部分のみをWeb会議ツールで代替されているだけになっています。よって世間の流れやバイヤー、取引先の活用度合いでWeb会議が継続されず従来の商談方法に戻ってしまいます。
Web商談を定着させる“コツ”は、「②システム管理」の業務と紐づけることです。システム管理業務とは商品マスター改廃や特売登録を指します。
バイヤーと取引先とのWeb商談の中で、新規商品マスターの登録や特売登録まで一気通貫で実施できるようにすることです。
そうすることによって、Web商談を利用しないと業務が進まなくなるため、結果としてWeb商談が定着することになります。
そしてWeb商談が定着することで業務作業に追われていた工数をより消費者のために利用できることになります。
Web商談を定着させる“コツ” （2）取引先編
取引先の営業には、昔ながらの営業手法を好まれる場合がたくさんあります。とにかく訪問したり、上司に同席してもらったりするタイプです。
このタイプの営業スタイルの取引先はWeb商談を実施したことがなく、今までの経験を生かせないため、不安になられるケースがあります。
よって、世の中の流れによってはWeb商談を継続利用せずに従来通りの対面商談に戻ってしまいます。
また、非対面商談を行う際には今まで以上にメールや資料のやり取りが増えます。
対面時には持参できていた資料や製品カタログをPDFにしてメールで送信したり、製品情報を理解いただくための情報を動画資料で提供したりするためです。
バイヤーは少なくとも10社以上の取引先と商談を行っているため、メールボックスに未整理の資料や製品カタログ、動画資料が散在することになります。
取引先にWeb商談を定着させる“コツ”は、やり取りする見積書、製品カタログ、動画資料を共有できるシステム・ツールを利用することです。
そうすれば取引先も商談業務の中に組み込まれるため、Web商談を利用しないと業務が進まなくなり、結果としてWeb商談が定着することになります。
そしてWeb商談が定着することで効率化した工数を自社と小売業との商談業務ではなく、より消費者のために利用することができるようになります。
Web商談を定着させる“コツ” （3）社内システム担当者編
Web商談になぜシステム担当者が関わるのか？疑問に思われたかもしれません。
しかしながら、小売業のシステム担当者というのは、バイヤー業務に深くかかわっている場合があるのです。
特に、商品マスターメンテナンスなどシステム対応していないグレーゾーン部分に対して、システム担当者が商品マスターの取込作業を代行しているケースも少なくありません。
他にも取引先に対してバイヤー様が売上実績などPOSデータを提供しようとしたときにもシステム担当者が対応する場合もあります。
バイヤーの要望に従ってPOSデータを準備し、バイヤーを通じて取引先に提供することもあります。
POSデータを取引先に共有するシステム構築を実施することによって、システム担当者やバイヤーも作業を実施することなく常に取引先に提供できることになります。POSデータを利用して取引先は自社の販売実績を把握したり、他社や他の地域でお客様から支持されている商品を提供したりするなど提案の幅が広がります。
また、バイヤーの非対面商談が進むと見積書だけではなく、製品カタログや紹介動画を取引先とやり取りする場面が増えるため、今まで以上にメールボックスや各バイヤーのパソコンの容量が圧迫されることになります。
それを回避するためには、メールボックスの容量拡張やパソコンの入替、ファイル共有システムを構築するなど対応が必要になります。
今あげた事例だけでも、商品マスターメンテナンスの自動化、POSデータ共有システム、ファイル共有システムなどさまざまなシステム化が必要になることが容易に想像できると思います。
Web商談を定着させる“コツ”はさまざまなシステム・サービスをなるべく一つにまとめて管理することです。
一つにまとめて管理することにより、ID・パスワード管理やシステム容量管理だけではなく、利用方法の教育および取引先への説明なども一括で実施できるようになります。
Web商談を定着させる“コツ”は、“○○”に組み込むことだった
Web商談がなぜ定着しないのか、（1）バイヤー様 （2）取引先様 (3)社内システム担当者様 の立場から考察してみました。
Web商談を定着させる“コツ”は、ずばり “業務” に組み込むことです。
お分かりのとおり、各立場とも“業務”に組み込まれていないとどうしても元の商談スタイルに戻ってしまいます。
よって、バイヤー様であれば、新規商品マスターメンテナンス“業務”や企画特売の登録“業務”をWeb商談システムの機能に組み込むことが大切です。
取引先様の立場であれば、見積資料や製品カタログ、製品紹介動画を共有する“業務”をWeb商談システムに組み込むことが大切です。
あるべきWeb商談とは、単に非対面で商談を行うことだけはなく、商談に関わる商談行為や見積・商品カタログの授受、商品マスターメンテナンスや特売企画登録およびPOSデータ共有など、あらゆる業務に対し小売業側も取引先様も協力しあって工数削減を図り、効率化を行うことです。
また、企業の枠をこえて、削減した工数をより良い商品を消費者に届けるということも忘れてはなりません。
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