「Web商談はじめました」から「使いこなしています!」になるために

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Web商談 

コロナ禍の中で対面商談が困難となり、急速に普及したWeb商談・オンライン商談・リモート商談と呼ばれる画面越しの商談スタイルですが、小売業における真の意味でのWeb商談とはどのようなものでしょうか?ただ画面越しに会話するのではなく、会話した内容や必要な情報を履歴として保存することが重要なのではないでしょうか。小売業のバイヤーが「Web商談はじめました」から「Web商談使いこなしています」とするためのWeb商談とはどのようなものなのかを検証したいと思います。

Web商談はじめました ~小売業編~

 新型コロナウィルス拡大の影響を受けて、小売業も対面商談が激減しています。バイヤーの仕事は商談がメインですが、取引先と商談ができないという状況は避けなくてはなりません。新商品の選定、特売商品の手配、季節性スポット商品の発注など商談を止めることはできません。昨今のような状況の中で躍進したツールが、Zoomやベルフェイスなどのオンライン会議ツールです。これらのツールを活用することで、画面越しに商談をすることが可能となりました。対面商談の代替として、Zoomなどのツールを導入して「Web商談はじめました」という企業が増えています。オンライン会議ツールは非常に便利なので弊社も導入していますが、利用してみて問題も感じています。メリット・デメリットを確認しながら、「Web商談はじめました」から「Web商談使いこなしています!」になるための方法を検証してみましょう。

Web商談のメリット・デメリット

 まずはWeb商談のメリットとデメリットを確認しましょう。知って利用するのと、知らずに利用するのとでは大きな違いがあると思います。実際にZoomでの商談を通じて分かったことです。

<メリット>

・移動先でも商談可能
 ⇒ノートPCやタブレットなどを活用することで、特定の場所以外でも柔軟に商談をすることができます。バイヤーであれば店舗の事務所や駐車した車の中などでしょうか。

・商談のための移動時間や交通費の削減が可能
 ⇒バイヤーよりも取引先の営業マンに当てはまることかと思いますが、特定の商談場所へ行くための移動時間の削減が可能です。それに加え、移動にかかる交通費も削減することができます。

・ソーシャルディスタンスの確保が可能
 ⇒不特定多数の方との接触を避けることで、新型コロナウィルスや季節性インフルエンザなどの感染リスクを低減することができます。テレワークを推奨している企業にとっては非常に有効だと思います。

・ペーパーレス化の促進が可能
 ⇒商談用紙、企画書、提案書、カタログなどの紙媒体をデータ化して共有することができます。対面商談を行うと基本的には紙を見ながらの商談になり、紙が増えては捨て、増えては捨てのスパイラルになっています。

・働き方改革への取り組みが可能
 ⇒デジタルツールを活用することで生産性を向上させ、長時間労働の是正などに取り組むことができます。適切なワーク・ライフ・バランスを実現することにつながります。

<デメリット>

・第一印象に関する情報が不足
 ⇒第一印象は非常に大事なのですが、画面越しでは相手の全身像(身だしなみなど)、態度や仕草、表情などの情報が不足気味です。新型コロナウィルスの影響でマスクがスタンダードになった今日では、余計と表情の変化が判別できません。声だけ様々な情報を読み取らなければならない電話よりはマシですが、Webカメラが無かったりすると電話とほとんど変わりません。

・関係性の構築が困難
 ⇒関係性が構築できている相手ならば大きな問題ではないかもしれないですが、はじめましての様な関係性の相手とは対面での関係性構築に比べて難しいと思います。また、関係性ができつつある相手であっても、関係性を深めていくには画面越しの関係では、やはり難しいでしょう。

・場の空気感や相手の熱意が分かりにくい
 ⇒画面越しでの会話は、相手の表情や態度などが分かりにくく、内容が良いのか悪いのか判別しにくいと思います。冗談を言って和む場なのかどうなのか・・・判断が難しいと感じます。また、お互いの熱意なども感じ取ることが困難です。対面であれば表情、リアクション、口調など様々な情報を得ながら熱意の有無を判断できるのですが・・・画面越しでは半分くらいしか伝わらないのではないかと思います。

 

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Web商談の問題点

 小売業のバイヤーは商談が非常に多いので、商談内容や記録が残っていないと困る場面が出てくると思います。Zoomなどを活用して取引先と会話はできているものの、商談の記録は残せていないことが現状なのではないでしょうか。その場でメモを取るにしても画面越しで手元が映っていないと、何をしているのだろうと思われてしまうかもしれません。Zoomのレコーディング機能を利用することで映像記録は残りますが、映像を商談記録として活用することは、あまり現実的ではないと思います。また、対面商談の場合、商談の場にチーフバイヤーや部長が同席して商談内容の情報を共有できたり、合意が取れたりしますが、Zoomのようなツールでは対面商談のような情報共有は困難です。では、この問題点を解決するにはどのような方法があるのでしょうか。解決のための機能を考えてみましょう。

Web商談を活用して効率化

 前述のようなWeb商談の問題を解決しつつ、作業効率化を図るにはどのような機能があると良いでしょうか。

・商談のやり取りを残す機能

 ⇒商談のやり取りを残すためには文字を残すことが必要だと思います。取引先への依頼をする際に、口頭で伝えるだけでは記録として残りません。ですが依頼を文字で残すことができたら、履歴として保存しておくことが可能です。例えば取引先と共有できる掲示板のような機能があれば、そこに依頼を書き込むことでお互い内容を確認できます。取引先ごとにメッセージBOXを分けることが作業効率の重要な要素になると思います。

・商談用紙や企画書などのデータを保管する機能

 ⇒商談には商品画像、商品名、内容量、原価、参考売価などが記載された商談用紙やメーカーフェアの企画書などが用いられます。その商談用紙や企画書を取引先と共有して保管しておく共有フォルダがあると便利ですね。その都度メールでやり取りするのは非常に煩雑です。バイヤーからすると、各取引先に依頼メールを作成して送信することはとても手間が掛かるため非効率的です。メールを探すことに費やす時間はムダですし、添付ファイルのデータが大きいと受け取れないこともありますし、送信したメールがエラーで返ってくることもあります。

・商品マスターをやり取りする機能

 ⇒バイヤー業務に関連する作業として、商品マスターを作成する作業があります。Web商談機能として、商談マスターを基幹システムに連携させる機能があったら便利なのではないでしょうか。商談後に取引先様から送られてきた商品マスターを確認し、問題なければ基幹システムに連携させることで作業が効率化されると思います。

「Web商談はじめました」から「使いこなしています!」 になるために ~まとめ~

 新型コロナウィルスの影響で激減してしまった対面商談を画面越しの商談に切り替えるだけでは商談は効率化されません。画面越しの商談を続けるだけでは「Web商談はじめました」から「Web商談使いこなしています!」にステップアップすることもできません。スタンダードとなったWeb商談を上手く活用することで、仕事を効率化し、働き方改革につなげることこそが、会社を強くしていくことではないでしょうか。

弊社のWeb商談システム「商談.net」は、バイヤーと取引先との商談を効率化させる機能を組み込んだツールです。「商談.net」で商談の効率化を図り、抱え込んでいる仕事(ブラックボックス化)を共有して、働き方改革を促進することに挑戦してみてはいかがでしょうか。「Web商談はじめました」から「Web商談使いこなしています!」にステップアップするためのツールとなる「商談.net」にご興味がございましたら、資料ダウンロードまたは当社にお問い合わせください。