契約業務の電子化効果

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Web商談 

保守的な企業が多い我が国において、テレワークの急激な浸透のような仕事内容の劇的な変化は歴史を遡っても極めて少ないでしょう。コロナ禍が世界を震撼させる前に、ビジネスマンの仕事がテレワークやテレビ会議中心になるとは、世に言う有識者等の誰一人として予測した人は居ませんでしたが、ビジネスワークに欠くべからざるツールになり、大手企業を始めとして事務所から社員が霧散しました。マスコミ各社は劇的変化をセンセーショナルに報道しましたが、ほんの僅かながら出社している社員の姿も映していました。彼らが出社した理由は“ハンコ”に関する事務作業であり、我が国の伝統的な“ハンコ”は、コロナに負けなかったのです。しかし、世の中の大半がIoTになった現在は、“ハンコ”も電子化しなければ、先の報道のような笑い話が繰り返されます。

契約業務の電子化とは何か

多くの企業において、保管義務が法律により定められている会計資料や伝票を電子化し、保管場所の省スペースと扱い業務の省力化を実現しています。しかし、契約書を電子化している企業は少数派ではないでしょうか。確かに、会計資料や伝票に比べて契約書は量的に少ないですが、それでも小売業では契約頻度や種類は数多く(商品売買契約書、継続的商品取引契約書、販売委託契約書、特約店契約書、販売協力契約書、賃貸借契約書、不動産売買契約書、雇用契約書、身元保証契約書、フランチャイズ契約書等々)、金庫や倉庫を占拠しています。

したがって、電子化ニーズは高いのですが、それにもかかわらず電子化していない理由は、電子化した時の証拠力に不安があるからです。そもそも、契約書とは合意内容の証拠として残す文書であり、文書が証拠として認められるためには、本人の意思でその文書を作成したこと(文書の成立の真正)を証明する必要があります。そのために、改ざんが不可能な書類として2通(3社以上の場合は必要部数)作成し、欧米ではサインを記入するのですが、我が国では押印(改ざん防止の割印を含む)して双方(3社以上の場合は関係者全て)が保管します。当然ながら媒体は紙ですので、持参するか郵送してお互いに捺印処理を行います。これを電子化(PDF)して持参や郵送をメールに置き換え、押印を電子署名もしくは電子サインにした契約書が電子契約です。したがって、証拠力が十分であるためには電子署名もしくは電子サインが本人の意思で実施されたこと(本人性の担保)と電子署名や電子サインが施された時点の文章が改ざんされていないこと(完全性の担保)が要求されます。さらには、契約書のみの要件ではありませんが、必要とする文書をすぐに見えるようにしておくこと(見読性の担保)や許可した人以外はアクセスできないように管理されていること(機密性の担保)、更に、記録された事項について必要な程度で検索することができること(検索性の担保)を備えている必要があります。つまり、これらの要件を満たす情報システムを準備しなければなりません。当然ながら新たな情報システムや基幹システムの準備にはコストを要するので、電子契約を躊躇することになりかねませんが、要するコスト以上のメリットがあるので、一刻も早い採用が企業競争力を高めます。

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契約業務を電子化すれば軽減する

改めて解説するまでもなく、紙を電子化すれば契約書の重量は“0:ゼロ”ですが、それだけではなく作成に要する作業も軽減されます。

紙の契約書を作る手順は、①契約文書を作成し、②契約書を印刷し、③ステープラー等で綴じ、④製本テープを張り付け、⑤収入印紙を貼り付け、⑥捺印申請稟議を回して捺印し、⑦送付先へ郵送する封筒を作成し、⑧郵送を手配し、⑨送付先へ到着の確認と捺印を依頼し、⑩先方から郵送された捺印契約書を確認の上で管理台帳に記入し、⑪所定の場所に保管する、といった11工程を費やしているのです。

この工程が電子化すれば、①契約書を作成し、②社内メールで電子署名の稟議を行い、③電子署名済み電子契約ファイルを相手先にメールし、④返信メールに添付された契約書を確認する、といった4工程に減少するのみならず物理的な移動が無くなるので、作業は大幅に軽減するのです。さらに、改ざんの有無や改ざん時の証明には多くの時間と労力、費用を要するのですが、電子化すれば変更や一部追加・削除といった改ざんは一見してわかるようになります。更に更に、電子化されていれば、「誰が」「何時」「どれを」「どうしたのか」といった履歴が自動的に記録されるのでコンプライアンスが強化され、万一の紛失管理や情報漏洩管理からも解放され契約書管理が軽減します。

契約業務を電子化すればスピードアップする

そもそも、テレワーク化した仕事においては、契約書に関する商談そのものがオンラインで実施されます。つまり、移動時間が不要になるだけでは無く、文書交換もメール等で行われるので多くの作業がスピードアップします。更に、商談や契約が電子化されると進捗状況が見える化するので、管理者等が状況確認するスピードもアップします。言うまでもなく、ビジネスにおいてスピードは生殺与奪を握っているので、商談や契約を電子化すれば企業競争力が高まることは確実です。また、契約書を保管管理する時に、必要な事項の記載された契約書を探し出すには、予定されたキーワードで探す場合は容易なのですが、予定外のキーワード検索には多大な労力を要すると聞いています。現場では、この解決を望む声が多いですし、電子化は検索速度もあっと言う間になるので業務のスピードアップを推し進めます。

契約業務を電子化すればコストダウンする

作業が軽減して業務スピードがアップすれば、それだけでも人的コストがダウンするのですが、紙や製本テープ、収入印紙や郵送代が不要になり、契約書保管のスペースコストも不要になるので、商談や契約書を電子化するための情報システム導入費用を大きく上回るコストダウンが実現できます。

まとめ

定期借地契約や定期建物賃貸契約、投資信託の約款、特定商品取引法で義務付けられている書面の交付は、現行法律上は紙面交付が義務付けされていますが、2019年4月から労働条件通知書が電子交付可能になったように、世の中のIT化の変化に合わせて法律も改正され、すべてが電子化される時期も遠くはないでしょう。

もはや、契約の電子化を阻むのは“意識”でしかないのです。社内外の関係者が契約の電子化を理解しようとしないが故に、紙の契約書に比べて勝るとも劣らぬ電子契約や慣れれば生産性が倍数で向上するオンライン商談に難色を示して導入を阻止します。電子契約が保管される管理サーバーのセキュリティーや意思表示の撤回不能、バックデートが不可能といったデメリットはありますが、慣れを含めた運用の問題ですので、解決に多くの手間暇は不要です。そして、紙の契約に捺印する印鑑は、印鑑登録されている印鑑を利用して印鑑登録証明書を添付する重装備な方法とは別に、俗にいう三文判の捺印や署名を記入するといった簡便な方法を採ることがあるように、電子契約においても認証局による電子署名を利用する方法とメールやSMSを用いた契約サービスの登録やメールアドレスのみで利用できる電子サインがあるので、契約内容の軽重に合わせて使い分けができます。つまり、契約の電子化を阻むものは未経験分野に踏み込むことを恐れる“意識”の問題でしかないといえます。労働生産性を向上して企業競争力を強化するには、“ハンコ”の呪縛から脱した契約の電子化が欠くべからざるツールといっても過言ではないのです。

2021/03/22