基幹システムのマニュアルは動画になる!口伝の書はもう終わり?

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小売 課題解決 

担当者の異動や新入社員、新人アルバイトなど、人が入れ替わると、覚えることが沢山あります。そのような教育が必要となるタイミングで助けとなるのがマニュアルです。小売業の現場では、分厚い冊子のマニュアルや手書き資料、口伝といった方法で教育を行っているケースも多いと思います。

しかし、紙や手書きのマニュアルや口伝では

  • 人によって言うことが異なる
  • 説明をするのも、理解をするのも時間がかかる
  • 1回では覚えられずに何回も同じミスをしてしまう

など課題も多いです。

また、基幹システムは作業内容が「発注」、「棚卸」、「移動」等多岐にわたります。作業内容ごとに作成されているマニュアルは保管するのも、必要なマニュアルを探すのも一苦労ではないでしょうか。

今回は、基幹システムで動画マニュアルを活用するメリットについて、具体例を挙げて解説します!

基幹システムでの動画マニュアル活用例①(新人アルバイトの教育)

【登場人物】

店長:スーパーテスクの頼れる店長。売上の確認、アルバイトのシフト管理やトラブル対応など毎日多忙な日々を過ごしている。

李さん:スーパーテスクの新人アルバイト。海外からの留学生で日本語は勉強中。

いずみさん:本部システム部の担当者。スーパーテスクの課題をシステム部門から解決したいと考えている。

【店長が抱える課題】

スーパーテスクでは留学生もアルバイトとして積極的に雇用している。しかし、言葉の壁があるために仕事内容をどのように伝えればよいのか困ることも多い。時間をかけて教育することが出来れば良いが、店長、他の正社員、先輩アルバイトも忙しく、なかなか満足に時間を割くことが出来ないでいる。

店長:アルバイトとして新しく働いてもらうことになった留学生の李さんは真面目ないい人だ。でも、日本語がちょっと苦手で、渡したマニュアルを読むのに苦戦している様子だ。自分の業務も忙しいからなかなか時間を割けないけれど、李さんには発注などもお願いしていきたいから何か良い方法がないかな…。

いずみさん:店長、何かお困りですか?

店長:実は新しく留学生の李さんをアルバイトで雇ったんだけど、マニュアルを読むのに苦労しているみたいで、何か良い方法を探しているんだ。

いずみさん:今はどんなマニュアルを使っているんですか?

店長:しまっていたこの紙のマニュアルなんだけど…。

~後日~

いずみさん:店長、この前相談されたマニュアルを動画にしてみました。動画にすれば、文章で読むよりも操作のイメージが伝わりやすいと思いますよ!

店長:ありがとう。さっそく李さんと一緒に動画マニュアルを見てみるよ!

~動画視聴中~

店長:実際に動画マニュアルを見てみると、ツールをどのように操作すればよいか直感的に理解しやすいね。それに、正しく操作した結果が分かるから、実際に作業をした時もミスに気付けたり、ミス自体を少なく出来そうだよ。

李さん:紙のマニュアルは漢字も多くて、Googleで調べたりして何とか読んでいたんです。スーパーで働くのも初めてなので機械の操作もあまり慣れていなくて困っていました。動画だと読めない言葉を調べる手間もはぶけるし、具体的な操作方法が分かりやすいと思いました。質問するときも、動画の方が端的にまとまっているので質問しやすそうです。

店長:そうだね。発注端末の操作一つをとっても、発注入力の流れが具体的に見えるから分かり易いと感じるね。それに紙のマニュアルよりも動画の方がとっつきやすいというのもあるかもしれないね。

いずみさん:ありがとうございます!他のマニュアルも作ったらお渡ししますね。

【ワンポイントまとめ1】動画マニュアルだと紙マニュアルに比べて、操作が具体的で分かり易い。

誰がやっても同じことが出来る、つまり「作業の標準化」ができる!

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基幹システムでの動画マニュアル活用例②(コロナ禍での新機能導入)

【登場人物】

商品部部長:スーパーテスクの商品部部長。あたらしい物好き。

いずみさん:本部システム部の担当者。

【商品部部長の抱える課題】

自動発注を新しく導入することにしたが、コロナ禍で集合研修が難しい。本部や店舗で自動発注を運用してもらうために、分かり易いマニュアルを用意したいと考えているが、紙のマニュアルだけでは正しく理解してもらえるか不安がある。

商品部部長:自動発注の説明会はどうするべきだろう。コロナ禍では限られた人数でしか集合研修も難しい。自動発注は本部、店舗どちらにも大きく関わる仕組みだから、集合研修に参加できない人にも同じように理解してもらう良い方法はないかな?

いずみさん:そうですね…。このまえ名古屋店の店長に発注の動画マニュアルを作って提供したら留学生のバイトのかたにも教えやすいし、時間も気にせず勉強してもらえると好評だったんですよ。自動発注も同じように動画マニュアルをつくりませんか?

商品部部長:動画マニュアル?いいね。集合研修が難しいからWeb会議で説明会をしようかと思っていたけど、機械も足りなくて難しいと挫折していたんだよね。動画ならURLを伝えればだれでもみてもらえるからいいね。マニュアルもページ数が多いから、このペーパーレスのご時世にナンセンスだなと思っていたんだ。

~数日後~

商品部部長:作った動画マニュアルをみんなに配ったけど大好評だよ!集合研修に参加できなかった人も運用や操作を具体的にイメージできるから、積極的に質問してくれているよ。これなら自動発注もうまくいきそうだよ。

いずみさん:そうですね!システム会社の方にお見せしたら、集合研修の時だけでなく、別のタイミングでも繰り返し誰でも見られるから、口伝になりやすい操作説明が正しく伝わっていいかもと好評でしたよ。

商品部部長:そうだね!うちのスーパーは人事異動も多いからその時も動画マニュアルがあるとスムーズに引継ぎができそうでいいね

【ワンポイントまとめ2】集合研修がしづらい状況でも、新しい機能のイメージを全員に共有できる。

伝え漏れや認識の齟齬が生まれにくい、つまり「業務の効率化」に繋がる!

まとめ

2つのケースをご紹介しましたが、スーパーテスクの問題が解決にむかったようです。キーワードは動画マニュアルでしたね。ここで改めて、動画マニュアルのメリットを整理してみましょう。

【動画マニュアルを活用するメリット】

  • 人の異動が多くても、作業が属人化されにくい。
  • 動画で教えるとイメージがしやすいため伝わりやすい。
  • 動画で結果が見えるため正しい動きが理解しやすいためミスが少なくなる。
  • 場所も時間も関係なくPCやスマホがあれば学習できる。
  • 動画だから保管場所をとらない。
  • 検索がしやすい。

人に業務を教える方法として、今までは「紙マニュアル」、「口で伝える」、「やってみせる」が大半ではないでしょうか。コロナ禍などで仕事の進め方が大きく変わった昨今、動画マニュアルが業務を教える方法の選択肢として広がっていく日も近いかもしれません。

今回はシステム部のいずみさんや商品部部長が頑張って動画マニュアルを作っていましたが、テスクの小売業基幹システムCHAINSZでは動画マニュアルを標準でご提供しておりお客様にご好評をいただいております。

ご興味のある方は是非お気軽にお問い合わせください。

2021/6/1