基幹システムの予算管理とは？対象項目やプロセスも解説

基幹システムの予算管理は、会社全体で取り決めた予算に対して実務業務としての販売・仕入・在庫に対する目標を設定して達成するための実績を予算進捗管理する重要な業務となります。

予算と実績を比較して活動を分析しその結果を踏まえて戦略や活動を修正して、日々の営業活動に反映していきます。今回は、基幹システムでの予算管理について解説致します。

基幹システムの予算管理とは 

一般的な企業の予算管理は、企業全体の予算として４つの予算項目に分けられて管理されます。

「売上予算」、「原価予算」、「経費予算」、「利益予算」です。

■予算管理の4項目

企業全体として設定する予算は、達成しなければならないハードルです。その全体予算を達成するために、基幹システムの予算管理は各組織別に、または商品カテゴリー別に細分して部門毎に目標を割り当てて目標に対する進捗管理を行います。

基幹システムは、日々の業務運用を行うための仕組みです。日々の業務で発生する売上や仕入を連携して、在庫および粗利の実績を管理します。

基幹システムの予算管理は、細分された目標を設定して日々で発生したデータより実績集計して目標との対比を行って管理する対応となります。

設定された目標は、予算を達成するために『何を、どこまで、いつまでに』を決めたものとなり日々の進捗状態を把握して戦略や活動を修正して営業活動に反映させていくことが必要となります。

基幹システムの予算管理の対象項目

企業全体としての予算編成として４つの(売上・原価・経費・利益)予算が設定されます。

その予算を達成するために基幹システムで発生する実績の対比させる目標として組織・部門別にまたは、商品カテゴリー別に予算目標を設定して管理していきます。

基幹システムの予算管理する項目は、業種および業態によりさまざまな項目で目標設定がされますが、今回の予算管理項目は、小売様をお得意先とする卸売様で一般的に利用される目標設定項目についてお話をさせていただきます。

■基幹システムでの目標設定項目

基幹システムの予算管理は、上記などの項目に対して月単位で目標値を設定して進捗管理を行います。

基幹システムの目標設定は、既存の得意先および仕入先に対して目標を設定しますが、新規担当の営業の場合は、新規見込先で獲得する目標設定が必要なため営業担当毎に新規用の得意先を設定して目標設定するなどの考慮が必要となります。

基幹システムの予算管理のメリット

基幹システムの予算を設定して実績と比較管理する運用をすることにより企業にはさまざまなメリットがもたらされます。予算管理を導入する効果としておもに３つのことがあげられます。

■予算管理のメリット

1.目標が明確化でき、目標の共有ができる。

全社での予算を組織別や部門単位別に月ごとに割り振りして数字を明確にすることで、１年間の売上目標が現実的に見えてきます。売上だけでなく、いろいろな商品の原価算出により粗利も目標として数値化します。そうすることで目標の曖昧さを回避でき、達成までの見込みや遅延具合を組織全体で把握でき具体的な数値を全体で共有することが出来ます。

2.経営判断を下す評価基準が明確化できる。

予算編成により、組織別や部門単位に目標設定され周知徹底することでそれに対する進捗により評価も明確化することができます。また、目標を部署別や担当者別に割り振ることで具体的な活動方針も明確になり、役割を部署やチーム単位に切り分けることで責任範囲がはっきりします。

予算計画と実績の乖離が多ければ、売上を伸ばすための営業の見直し、コストの削減など対策を講じることができます。

3.経営の安定化するための改善点が見いだせる

予算管理により予算と実績の乖離が明確化となり改善点を見つけることで、企業の損失を最小限に止めて経営の安定化を図ることが出来ます。「目標達成に向けた活動に誤りがないかなど」プロセスの見直しを行い、早い段階で経営上の課題を発見して改善することが出来ます。

基幹システムの予実管理プロセス

予算管理のプロセスは、下記の４つのステップで行われます。

■予実管理プロセス

予算管理では、『PDCAサイクル』の手順で実行していきます。

1.予算編成(PLAN)

予算管理の最初のステップは、予算計画を立てることです。

企業にあった予算計画を作成するためには、経営目標を明確化しその目標に対する必要な予算や経営資源を決めていくことになります。予算編成の手順は、トップダウン方式とボトムアップ方式の２種類がありそれぞれメリットおよびデメリットもあり、トップダウン・ボトムアップの混在した方法により行われる場合もあります。

■予算作成の手順方式

2.予算に基づく実行(DO)

予算計画に基づいて事業を実行していくステップです。

予算通りに進まない場合も当然あります。その場合は計画未達の原因を明確にして、次月以降の対策を検討します。早期に計画未達等の状況を把握するためには、予算の進捗管理を日々で状況が把握出来るように環境体制を整える必要があります。

3.予算実績の分析(CHECK)

予算との実績状況の比較・分析を行います。

予算分析は、単月での予算との比較分析や当月までの累計での比較分析する方法があります。予算との差異が5%以内であれば改善やリカバリーはさほど困難ではないかもしれませんが、10%以上の差異が発生した場合などは、予算の立て方に無理があった可能性高いと考えられます。

予算数値を改めて見直す検討も必要となります。

 4.予算実績の改善(ACTION)

予算分析した結果に基づいて現場へフィードバックを行います。予算との差異に対する原因を明確化し、その原因への解決策を策定して実施します。

タイムリーに状況を把握して経営管理に活かすことが重要となります。

 まとめ

基幹システムの予算管理は、各組織別に又は商品カテゴリー別に細分して部門毎に目標を割り当てて目標に対する進捗管理を行います。

予算管理の進捗管理は、PDCAサイクルを利用して日々でのCHECKとACTIONが重要となります。また、予算管理で設定した目標達成を確実にするためには、日々でのKPIを利用したプロセス管理も重要です。(KPIとは、Key Performance Indicatorの略で、日本語で「重要業績評価指標」という意味になります。KPIとは目標を達成する上で、その達成度合いを計測・監視するための定量的な指標のこと。)

例えば新規営業担当の場合は、1週間の新規訪問件数や提案件数をKPIとして活動管理して管理します。予算管理は、非常に重要な管理方法ですが、より確実に予算を達成するためにいろいろな手法を利用して臨まれることをお勧めいたします。

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2021/6/4