アプリで注文受付できるの？ 季節商材の予約と宅配注文受付の効率化も解説
スーパーマーケットでボジョレー・ヌーヴォーやクリスマスケーキなどの予約商品や、お中元・お歳暮などの宅配商品を販売する際に必要なオペレーションと言えば、お客様と相対して注文を受ける注文受付作業です。スーパーマーケットの仕組みは、昭和・平成・令和と時代の変化に合わせてかなり変化してきました。基幹システム・POS・自動発注などが良い例です。これらのシステムを取り入れることで作業の効率化が図られてきました。しかしながらこの注文受付作業は、大きな変化を遂げることなく、今もスタンダードなオペレーションとして普通に受け入れられています。時代の変化と共に、さまざまな作業がシステム化され、アプリが普及されているにも関わらず、注文受付作業は変化することなく取り残されていると思いませんか？時代の変化に取り残されてしまった注文受付作業はどのような変化をするべきか一緒に考えてみましょう。
現状の注文受付オペレーションに疑問を持ちませんか…
スーパーマーケットの予約商品や宅配商品はイベントに合わせていろいろな種類があります。
商材ごとに確認してみましょう。
まずは店舗受取りがメインの予約商品から確認します。予約をして店舗で受け取る商品として、恵方巻、ひなケーキ、母の日・父の日ごちそうメニュー、土用丑のうなぎ、お盆のオードブル、ボジョレー・ヌーヴォー、クリスマスケーキ、年末のごちそうメニュー、おせちなどです。
次に宅配商品を確認してみましょう。季節の産直フルーツ、母の日・父の日ギフト、お中元、敬老の日ギフト、お歳暮、おせちなどです。
これらの注文受付はサービスカウンターやレジで実施していることがほとんどだと思います。この従来のオペレーションは現状において本当に正しいオペレーションなのでしょうか。考えてみてください。従来の注文受付は以下の作業が伴い、多くの手間と時間をかけています。
- サービスカウンターやレジでお客様に注文用紙を記入していただく
- 控え用紙を渡す（企業によっては事前精算のお会計作業が発生）
- バインダーに控え用紙をファイリングする
- 期日になったら本部に注文用紙をＦＡＸ送信したり、集計したデータを送信する
- 既定の期間が終わるころに控え用紙のバインダーを保管場所に移動させる
上記のような手間のかかるオペレーションを続けることが正しいと言えるのでしょうか。もしこのオペレーションの手間を半分にできるとしたら、ものすごい改善になると思いませんか？
では具体的な方法はどのようなものかを確認していきましょう。
注文受付の効率化とは？
注文受付を効率化する具体的方法の前に、現状の注文受付オペレーションでどれほどの時間と経費がかかっているのか確認してみましょう。
例：クリスマスケーキの予約注文受付 店舗数：10店舗
- 1件にかかる接客時間を5分と仮定（注文用紙記入対応、控え用紙お渡し、控え用紙ファイリング、事前支払いの場合はお会計）
- サービスカウンターやレジのパートさん、アルバイトさんの平均時給を1,000円と仮定.
- 1店舗のクリスマスケーキ予約件数を50件と仮定
- 店舗から本部へのFAX送信や集計データ送信の総作業時間を50分と仮定
- 本部担当者の集計検算総作業時間を5時間と仮定
- 本部担当社員を時給換算し、1,500円と仮定
店舗総作業時間：5分×50件+50分＝5時間 5時間×10店舗＝50時間
店舗人件費：50,000円
本部総作業時間：5時間
本部人件費：7,500円
合計：作業時間55時間 人件費57,500円
全ての注文受付オペレーションが上記と同じではありませんが、クリスマスケーキを1つの基準として、仮に全オペレーション（20オペレーション）に反映させた場合、総作業時間は1,100時間、総人件費は1,150,000円となります。
（恵方巻、ひなケーキ、母の日・父の日ごちそうメニュー、土用丑のうなぎ、お盆のオードブル、ボジョレー・ヌーヴォー、クリスマスケーキ、年末のごちそうメニュー、おせち、季節の産直フルーツ（年4回）、母の日・父の日ギフト、お中元、敬老の日ギフト、お歳暮、宅配おせち、の計20オペレーション）
作業時間と人件費のイメージができたと思いますので、本題に移りたいと思います。
注文受付を効率化させるための具体的な方法は、注文受付をWebやアプリで実施することです。注文受付を電子化することで、店舗の作業を効率化することができます。注文受付作業を効率化することで、サービスカウンターやレジの方々は他の仕事を兼務することができるかもしれません。注文受付の作業時間を半分にするだけでも、かなりの改善効果となります。
アプリで注文受付作業にかかる経費は削減できる？
現状の注文受付作業にかかっている経費は主に人件費ですが、カタログ印刷経費、注文用紙印刷経費、FAX通信経費、ダイレクトメール経費などのさまざまな経費はかかっています。それらの経費をひとつずつ確認してみましょう。
- 人件費
最も大きな経費として認識されている経費です。人件費を抑えることが経費削減として最も効果を発揮することはご存じかと思います。しかしながら、厳密に言うと人件費をまるまる削減することはできません。注文受付作業は就業時間中に発生する作業なので、Webやアプリで電子化して効率化を図ったとしても、まるまる削減することにはなりません。ただし、注文受付作業を効率化させることで人件費の低減は可能です。例えば、サービスカウンターでの注文受付作業が多くなり、通常の業務が後ろ倒しになって起こる残業。レジでの注文受付作業が多くなり、レジの回転率が下がったことで起こる残業。本部へのFAX送信や膨大な集計作業に追われることで起こる残業など、通常業務とは別に注文受付作業によって起こる残業を削減することが可能です。
- カタログ印刷代
毎年同じカタログ部数を印刷していては経費を下げることはできません。むしろ多種多様な要因により、カタログにかかる費用が値上がりしているため、カタログ印刷代は上がってしまっているのではないでしょうか。注文受付作業をWebやアプリで電子化することにより、店舗に設置するカタログ部数を減らすことができます。Webやアプリでカタログを見て、その場で注文することができるようになれば、今と同じカタログ部数を印刷する必要ありません。
- 注文用紙印刷代
カタログ印刷代と考え方は同じです。むしろ注文用紙の方がカタログ部数よりも削減できるのではないでしょうか。カタログは持って帰って家族と共有したりすることも考えられますが、Webやアプリで注文することがスタンダードになれば、注文用紙は一段と必要性を感じなくなっていきます。クリスマスケーキやおせちなどは専用の注文用紙が多いと思いますが、専用注文用紙は期間が過ぎると不要となってしまうため、もったいない経費となってしまいます。注文用紙がもったいない経費とならないよう、これからは汎用的に使える注文用紙に切り替えることをおすすめします。
- FAX通信経費
FAXも地味に経費がかかっています。通信費、トナー代、印刷用紙代、などが挙げられます。（電気代や機器メンテナンス代は除外します）FAX通信経費は、注文用紙を本部にFAXする際に必要となります。そのため、FAX送信作業自体を無くすことで、経費の削減が可能となります。Webやアプリで注文を受け付けすることで、注文データは管理画面に蓄積されていきます。予約期間終了後に、本部の担当者が管理画面にアクセスし、注文データを集計することで、FAX送信は不要となり、作業の効率化と経費削減の両方を実現することができます。
- ダイレクトメール経費
お中元やお歳暮、クリスマスケーキやおせちなど、大型のイベント前に顧客宛にダイレクトメールを送り、売上拡大を狙うという施策があります。ダイレクトメール施策を取る場合、顧客データを基に前年の購入者に対してダイレクトメールを送っていると思いますが、デザイン代・紙代・印刷代などがかかります。何より、個人情報を印刷会社とやり取りすることに神経を尖らせることになり、事故が起きた場合、ダイレクトメールの経費がどうとか言っている場合でなくなってしまいます。Webやアプリであれば、顧客情報は管理画面で確認することができ、メールやプッシュ通知もデータ化された顧客情報から送信することができるため、個人情報を印刷会社とやり取りするより安全です。ダイレクトメールをメールやプッシュ通知に置き換えることで経費削減が可能です。
アプリで季節商材の予約と宅配注文受付の効率化 ～まとめ～
今回は季節商材の注文受付作業効率化について解説してきました。現状のオペレーションが浸透しすぎているため、何の疑問を持つことなく注文受付作業をしていたりしませんか？現状の注文受付方法や販促方法を続けている間は、経費を削減することはできません。作業を効率化させるためには仕組みが必要です。Webやアプリという仕組みを入れることで、作業が効率化され、経費削減につながり、顧客の利便性まで上げることができるのです。
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2021/6/7