基幹システムで見積業務が効率化できる！課題とシステム化メリットについて解説

得意先へ商品やサービスを提供している卸売会社は、どこの会社でも得意先から注文を貰うために見積書を提示する運用はされているかと思います。

その得意先へ提示する見積書は、会社間の取引として大変重要な契約資料となりますし、また見積書を得意先へ提示して成約した場合は、その後の業務処理にも大きく影響してきます。

今回は、基幹システムの見積業務の運用上で発生する様々な問題点や、課題を改善して業務処理を効率化する方法についてお話をさせて頂きます。

基幹システムの見積業務とは

得意先様から注文を頂くために、いろいろな会社がいろいろな形で見積書を得意先へ提示されています。

見積の内容がいろいろになるのは、見積提示する会社の業種や見積提示する商品やサービスの違いにより発生するものと思います。

そのため全ての業種の商品やサービスに対する見積業務についてお話が出来ませんので、今回のお見積りの話は、流通業様の取引で卸売業様から小売業様へ見積書を提示する内容に限定してお話をさせて頂きます。

卸売業様が小売業様へ見積書を提示する形態は下記の２種類があります。

卸売業様が小売業様へ単価見積する場合は、下記の様な状況で見積を提示します。

上記の様にいろいろな場面で単価見積を提示する対応となります。

シーズン等での季節変わりよる商品改廃やメーカーの値上げ・値下げ等の理由の場合は、単価見積する商品が一度に大量に発生する場合があり、より見積業務を効率化することが望まれます。

受注見積は、得意先から指定された商品や数量に対して発注頂くための見積となります。そのため単価の見積でなく指定した商品と数量にたいする金額見積となります。

限定した商品と数量の見積となるため一度だけの受注に対する見積となります。受注見積の運用は、比較的限定的な対応となります。

見積業務は、得意先に対して見積書を短期間で素早く提出する必要があるため、手軽に作成するためにExcelを利用して作成される場合が多くあります。

得意先によっては、特定の書式で見積書の提示を求められる場合もあり対応が必要です。

また、見積書の性格により社内で見積した内容の決済を取った上で得意先へ提示する必要があり対応されているかと思います。

しかしながらExcelで作成した見積書の運用は、いろいろな課題を抱えており、また、業務改善という観点からも問題となります。

次章では、Excelを利用した見積業務運用の課題点についてお話を致します。

営業担当が各自EXCELで見積書を作成して、各自のパソコンに保管して運用されている場合の課題は、下記の内容が挙げられます。

EXCELを利用した見積業務の運用は、上記の様にさまざまな課題が発生します。

次章では、見積業務をシステム化することによるメリットの話をします。

見積業務をシステム化することによるメリットは、以下の７項目が挙げられます。

見積業務をシステム化することによるいろいろなメリットをご紹介いたしました。システム化することでいろいろな課題の改善や業務処理の効率化が図れると思います。

また、見積業務をシステム化する場合の注意点としては、上記の７項目が実現できていることとの他に、新規の得意先や新規商品などが見積として対象となる場合は、まだマスタ登録されていない場合があります。

その様な場合は、得意先コードや商品コードをダミーコードで見積登録が出来るシステムを選択して頂く必要があります。(ダミーコードで登録した場合は、得意先名や商品名が追加入力できる機能となります。)

見積業務をシステム化する場合には、運用面での対応についても確認してシステム化する必要があります。

見積業務は、得意先へ提案できる大事な場面です。より早く正確に見積書を提示することは常陽ですがそれだけでなく、社内のコンプライアンスも確実に守るために見積の承認も確実に実施する必要があります。

見積業務をシステム化することでいろいろな課題改善やコンプライアンスも順守できます。

また、データ連携することで見積業務の次の業務である受注業務の効率化も図れます。

そのため見積業務をシステム化するのは見積業務の効率化するだけでなく、全体業務システムの１つとして捉えて頂き、全体の効率化できることも含めてご検討されることをお勧めいたします。

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