Web商談でZoomを使ってみて気づいたこと ~小売バイヤー編~

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小売業 Web商談 

コロナの影響で慣れ親しんだ方法での業務遂行に変革が求められ、苦労されている方も多いのではないでしょうか。そんな状況のなか、避けて通れないWeb商談。在宅勤務者同士、出社はしているけど訪問できないので、などなどシチュエーションは様々です。私も慣れないWeb商談をZoomで始めました。本ブログでは、Web商談の初心者目線で、Zoomを使っての商談で感じられたメリット・デメリットに触れながら、想定される小売バイヤー様の商談への影響と、この状況を逆手にとって業務改善に思いを巡らせる小売バイヤー様からのお声を紹介いたします。

 

なぜWeb商談にZoomを選んだか

ZoomでのWeb商談について書く前に、なぜZoomを選んだか、について簡単に触れておきます。なぜ「簡単に」なのかというと・・・大した理由がないからです。名前をよく聞くし、会社が推奨していたから。それだけです。

Zoomを使ってみて感じたWeb商談のメリット ~小売バイヤー編~

そんな理由で使い始めたZoomですが、使い始めるとやはり便利。Zoom固有のメリットではない点もありますが、以下のメリットを感じました。

 

■ブラウザで簡単にアクセスできる
招待メールに記載のURLからのアクセスで、PCからでもスマホからでもタブレットからでも簡単にアクセスできます。OSもMac、Windows、Linux、Chromeと、心強い対応力。Web商談をするためにお互いの環境を色々確かめ合わないといけない、といったことが必要ないのは非常に楽ですよね。小売バイヤー様としては、お取引先様から招待メールを受領し、URLをクリックするだけ、という場合がほとんどではないかと思います。ご自身用のIDを取得したり、そのIDで商談前にいちいちログインしたりしなくてもいい、というのは数多くの商談を行われる小売バイヤー様にとって、まさに「塵も積もれば山となる」手間の削減ではないでしょうか。

 

■資料を紙で出力しなくなった(用紙代の節約)
こちらは、もしかしたらお取引先様側のメリットが大きいかもしれません。資料はデータでやりとりしつつ、商談の場では画面上で共有。慣れないうちはおかしな映り方になってしまい、慌ててしまった方もいるのではないでしょうか。

ちなみに、私の家にはプリンターが無いので、在宅勤務の時にはそもそもプリントアウトできません・・・。紙に慣れ親しんでいる方(私もそのひとりですが)は、それぐらいの環境にしないとペーパーレスに立ち向かっていけないかもしれませんね。

 

■社内会議も便利になった
Zoom導入の主目的は商談のためでしたが、そのうち社内会議でも頻繁に活用するようになり、もはや無くてはならないツールとなりました。小売業様におかれましては、在宅勤務者を含めた会議をするための使用だけでなく、各拠点や店舗の人員が一堂に会して行うような会議では、遠隔地からはZoomでの参加とするだけでも、移動時間・費用が大きく削減できます。

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Zoomを使ってみて感じたWeb商談のデメリット ~小売バイヤー編~

こちらもZoom固有のものではなくWeb商談全般に当てはまることですが、私が感じたデメリットをもとに、小売バイヤー様にとって想定されるデメリットをまとめました。

 

■場所を(少し)選ぶ
使い始めは、「在宅でも商談できて便利!」と単純に喜んでいましたが、会社であれば会議室やスペースの確保が必要、在宅であれば同じく部屋が必要、といったちょっとした制約は否めません。周囲に人がいる状況でイヤホンをつけてZoom商談をしていると、それに気づかれず話しかけられたりして微妙な雰囲気になったことや、「大きな声で独り言を言っているんじゃないか」とジロジロ見られたこと、ありませんか?

また、お取引様とギリギリの交渉をされることもあるでしょうから(もちろん業務の一環であり、恥じるようなことではありませんが)、心情的には少し聞かれたくないこともありますよね。

 

■モノ自体(現物)が見られない
当たり前ですが、Webで商談する以上は、その場で現物を確認することができません。別途、現物を送付してもらったうえで商談するのなら別ですが、それはそれで手間がかかるのは確かです。取り扱っている商材によってはたいした問題ではないのでしょうが、「被服の生地色を確かめなければいけない」、「試食して味を確かめなければいけない」といった使命をもった小売バイヤー様にとって、これは大きな問題です。現物確認が必要な商談と、それ以外で切り分けて対応することが必要でしょう。

 

■資料整理が困難
お取引先様がプリントアウトした資料を持ってきてくれない・・・となると、基本的にはPDF形式などの資料をメール添付で受領されているのではないでしょうか。マメな方であればデータをきちんと振り分けたりして管理されているかと思いますが、「データが消えるわけじゃないし、受信日時を辿っていけば、後で探せるよね」と受信フォルダのなかにそのまま放置されている方も少なくないのではないでしょうか。危険です。ただでさえ、「ビジネスマンは1日のうち数十分は探し物に費やしている」と言われているのに、その時間がますます増えてしまうこと間違いなしです。

「そんなの紙の資料でも同じ」というご意見もあるかと思いますが、モノとして資料があると、片づけない限りは積み上がっていく一方になりますから、ある程度たまった時点で、「どうしても片づけなければいけない」状態になったことが目で認識できます。データですと、なかなか目では判別がつかないので、最初にきちんと管理のルールを決めて、きちんと守っていかないと、際限なく資料が埋もれていってしまいます。

 

■上長への報告があやふやになってしまう
お取引様との商談後、その商談に上長が同席されているのでなければ、随所で上長あての報告が必要になります。お互いに出社していて対面で報告ができるのなら、上長の反応を見ながら「ここは腑に落ちていなさそうだから詳しく説明しよう」「全体的に納得してくださっている」と、その場での反応を見ながら適切な報告ができるのでしょうが、どちらかが、もしくは両者が出社していない場合は、メール等での報告とせざるを得ないでしょう。

そうなると、小売バイヤー様がきちんとメールで報告されても「反応が無いけどOKということ?それともNG?」「そもそもちゃんと見てくれている?」など懸念が発生し、上長へのフォロー連絡の手間が発生する場合もあるのではないでしょうか。

まとめ 新たに生まれた「Web商談で、こんなことができたらいいな」 ~小売バイヤー大喜び編~

私はWeb商談をZoomで始めましたが、皆様も様々なツールを駆使して商談の円滑化に取り組まれていることと思います。これは、改めて業務を見直すきっかけにもなったのではないでしょうか。どうせWeb商談に取り組まなければならないのなら、業務改善していきたいですよね。そのためにはWeb商談ツールを使いこなす以外に、それを支える周辺環境の整備・改善が必須であると強く感じました。

 

先ほど述べたデメリットの裏返しにはなりますが、

「商談で使った資料をきれいに格納できたら(もしくはお取引先様が格納してくれたら)」
「商談内容が上長にも連携され、承認ワークフローとしても使えたら」
「受け取った商品台帳から、採用したものだけを抜き出してマスター連携できたら」
「お取引先様とグループウェアを介してやりとりするなどの工夫をすることで、工数削減できたら」

といった、「こんなことができたらいいな」という要望も生まれていると思います。

 

常に業務改善を意識されている小売バイヤー様ほど、そういったことを考えられていて、ご相談をいただく機会が増えてきました。慣れ親しんだ業務の進め方の変革を求められるなか、業務改善にまで思いを巡らせていらっしゃる小売バイヤー様の姿勢に感銘を受けながら、ご提案をしている昨今でございます。

弊社のWeb商談システム「商談.net」は、小売業をはじめとした流通業に特化したITベンダーである弊社が、小売バイヤー様の業務効率化にお役立ていただけると自信を持ってご紹介できるシステムです。先述の「こんなことができたらいいな」を実現することによって、小売バイヤー様の本来の使命であるマーチャンダイジング業務に専念するためのお時間を創出することに貢献いたします。更に詳しい内容を知りたい方は、資料ダウンロードコーナーをご覧いただければと思います。

 

2020/8/20