商談のWeb化は商談アプリ利用がコツ 商談効率向上を解説

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医学が十分発達したので、過去に有ったような感染症に因るパンデミックは過去の現象と誤解していた現代人の生活が儚くも崩壊しました。強制か要請かの違いは有れども外出ができなくなった時に、多くの人が出掛ける代わりに取った行動がネット利用でした。買い物も飲み会も会議も申請もオンラインで済ますようになり、同様に商談もネットの利用、つまりWeb商談が当たり前になりました。2年ほど前には大企業等一部で利用されていたに過ぎず、商談の傍流であったWeb商談が主流になったのです。商談のオンライン化は面談に比べて効果的ではあるのですが、単にオンライン化されただけの効果で済ましてよいのでしょうか。特に流通業は製造業に比べてあらゆる点で生産性が低いので、正に災い転じて福となすために、一連の手続きを変革して高生産性の果実を享受するキッカケの好機と捉えなければならないのです。高生産性を実現するには、Web商談プラス商談アプリの導入が効果的であり、十分な作業時間短縮を実現した事例もあります。当ブログは商談に関わる生産性向上を具体的に解説します。

効果が限定的なアプリの無いウェブ商談

世界的な外出制限とテレワークの増加は、訪問&対面商談を激減させて企業活動に支障をきたす事態が多発しました。

食品や日用品を扱うチェーンストアの多くは不要不急の対象外となり、営業活動に負の影響は無く、むしろプラスであった多くの企業に、変化が発生した業務が”商談”です。

メーカーや卸のセールスがチェーンストア本部を訪問する個別商談、あるいはチェーンストアのバイヤーやマーチャンダイザーが外出する展示会やイベントにおける対面商談は消滅し、メールや電話を利用したコミュニケーションで急場を凌ぎましたが、展示会の見学で商品トレンドや新規取引先を得ていたマーチャンダイザーや、対面商談やセミナーで新商品の知識を得ていたバイヤーは五感がリンクした情報収集が封じられてしまったのです。

このような事態打開のために取り入れられた方法がウェブ商談です。数年前から大手チェーンストアやIT企業を中心に採用されていましたが社内利用が大半で、訪問・対面商談と言った外部企業とのコミュニケーションに利用されることは少なかったのです。

普及しなかった主な理由は、相手先に利用環境が無かったり、利用環境が有ってもウェブ商談の利用と言った営業スタイルが受け入れられなかったからでした。しかしながら、感染リスクを回避した商談の必要性が強く求められて、非常に多くの組織や個人がWeb環境を一気に導入してウェブ商談が可能になり、意識変化も伴ってウェブ商談が主流になりました。企業活動において投資に対する効果を求めるのですが、ウェブ商談は効果追求型投資ではなかったのです。しかし、始めて見ると移動時間減少に伴って回数増加や雑談減少で時間が短縮されるといった効率向上や距離の障害や天候や事故等による開始遅延やキャンセルも無くなりました。これらは、主にメーカーや卸のセールスにとって多大な効果をもたらしましたが、チェーンストアのバイヤーやマーチャンダイザーには限定的なメリットしかもたらしませんでした。

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商談をWeb化した副産物のアプリ利用

ところが一方、対面商談をWeb商談に変更するということは、アナログがデジタル化されることであり、利用される資料等のドキュメントは言うに及ばす、画像や音声も対象になるので再利用ができるのです。

また、Web商談は事前手続きもWebで行う要請が可能です。つまり、チェーンストアのバイヤーやマーチャンダイザーの作業省力化に役立つ情報提供を、お取引先であるメーカーや卸のセールスに大した手間なくお願いできるので、単なるWeb化だけでは実現しなかった広範囲にわたるメリットが享受できます。つまり、Web商談プラス商談アプリの利用が効果を発揮することになります。

Web商談とアプリのコラボで効果倍増

単なる商談のWeb化では無く、商談アプリとコラボするとチェーンストアのバイヤーやマーチャンダイザーが行っている業務の多くが軽減します。先ずは、お取引先の営業担当者や責任者は比較的短期間で変わりますが、チェーンストア内で共有されず、バイヤーやマーチャンダイザーの個人的な認識に留まることが多いのです。

そこで、お取引先の情報更新をお取引先にお任せすれば、常に最新状態を保てチェーンストア内で共有することができます。

次に、お取引先とのコミュニケーションを一般的なメールや電話から商談に特化したグループウェアに変更すれば、お取引先への一斉通知や連絡と提案の受け取りも便利になります。そして、商品マスターや特売マスター情報をお取引先に投稿していただき、チェーンストアのバイヤーやマーチャンダイザーが採用・却下・修正依頼をして基幹システムと連携させれば、煩わしい登録に関する諸手続きから解放されるだけでなく、間違いや漏れも撲滅できるのです。

また、並行してチェーンストア内の社内上申をワークフロー機能としてシステム化すればチェーンストアのバイヤーやマーチャンダイザーの作業が軽減するのみならず、承認者は外出先から確認・承認ができるので意思決定がスピードアップします。

さらに、取引に関する各種文書を階層・分類別にデジタル的に保管して、チェーンストア社内で過去を含めた企画書や提案書が共有できるので、引継ぎの迅速化は言うに及ばず社内牽制にも役立ち更には電子帳簿保存法改正にも対応できるのです。以上の機能以外にもデジタル化可能な部分が数多く存在するので、チェーンストアのバイヤーやマーチャンダイザー業務の効率化効果は倍増するのです。

Web商談とアプリがwin-winをもたらす

先にも述べましたが、商談をWeb化したWeb商談はメーカーや卸のセールスに多大な恩恵をもたらしますが、チェーンストアのバイヤーやマーチャンダイザーが享受できるメリットは限定的です。然は然りながら、Web商談と商談アプリの合わせ技を採用すれば双方がメリットを享受できます。我が国においてSCM(Supply Chain Management)やCPFR(Collaborative Planning Forecasting and Replenishment)は普及しませんが、これらの優れた取り組みが米国では業界に多大な貢献をしました。普及しない理由の一つに我が国の情報の対する閉鎖性があると推察しますが、商談アプリの採用が打開策になると考えます。

先に記述した諸機能に加えて、POSデータ共有やEDI、契約書の電子化、棚割提案そしてリベート照会の機能が追加されれば、メーカーと卸とチェーンストアがwin-winを享受できます。

コロナ禍はやがて収束の時を迎えるでしょう。国際政治の世界では少しずつ面談が復活しつつあります。つまり、Web商談に大きく傾倒した状況は揺り戻しが発生し、Web商談の御利益(ごりやく)も減少しますが、商談アプリで得た御利益は減らないどころか、益々効率向上に貢献すると推察します。この際、Web商談の採用と並行して商談アプリも導入するのが賢明と確信します。

2021/12/3