基幹システムで受注業務が効率化できる方法とは?

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基幹システムでの受注業務は、得意先との販売取引で最初に行う業務となります。受注処理を正確に効率よく処理できることで、その後の出荷業務や納品の効率化も図れる重要な業務となります。

受注業務を改善して業務の効率化や省力化できる方法について解説します。

基幹システムの受注とは

基幹システムの受注業務は、お客様からの注文を受付して登録・管理する業務となります。

お客様からの注文を受注して登録・管理するためには、事前に得意先との商談で取引する商品の価格や取引方法を決めて管理する必要があります。

この事前情報をマスタ化して設定がされていないと受注登録時に単価や出荷日等の項目も入力することになり、またその都度に判断をしない状況となってしまい受注登録業務が煩雑になってしまいます。

受注処理後の出荷や納品業務で配送方法や配送順位・納品時間など事前に得意先とのやり取りが決まっていれば受注登録後の処理も効率的になります。

そのため受注処理では、事前に必要な情報をマスタ登録して連携させて受注処理を正確に効率よくスビーディーに処理出来る様にすることが重要となってきます。

受注処理は、あくまで業務処理の流れの1つであり、その前後の業務処理と密接に連携して処理する必要があります。

受注業務と言っても、受注を頂く対象のお客様(法人又は消費者)や取扱いする商品(物販商品や生鮮商品又はサービス等)によっては、受注処理の対応方法や運用方法がそれぞれに適した流れになるため違ってくるかと思います。

今回の受注業務のお話は、小売様をお得意先とする卸売様の生鮮品を除いた物販商品の受注業務を対象としてお話します。

[販売業務処理の流れ]

 

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基幹システムの受注処理形態

受注を受け付ける卸売様の受注業務の体制は、集中した受注センターを設けて対応する場合や、営業拠点毎に受注担当を設置して対応するなどさまざまな体制・組織で対応されているかと思います。

また、小売の得意先から注文を受け付ける方法も得意先の要望により様々な形態に対応する必要があります。

ここでは、得意先から注文を受け付ける受注処理形態について従来依然のアナログなやり方から最新のデジタルを活用した方法への対応についてお話します。

[受注処理形態]

 

受注処理形態

運     用     内     容

負荷

1

電話受注処理

電話受注した内容を受注メモに記載して受注入力する。又は夜間の留守電の音声録音を翌朝聞き起こし受注メモへ記載して受注入力する。

×

2

FAX受注処理

FAXで注文書を受信して注文書を印刷、受注入力原票として受注入力する。

×

3

FAX受注イメージ処理

FAXで受注した情報をイメージ情報として取込、担当毎にFAXのイメージ情報を画面に表示し、もう1台の端末で受注入力する。

4

FAX受注OCR処理

FAXで受注した情報をイメージ情報として取込、OCR処理で文字情報に置き換えて受注データとして取込する。

5

メール受注処理

メールで添付された注文書(Excelデータ)を受信して添付された注文データをフォーマット変換・コード変換して受注データとして取込する。

6

WEB-EDI受注処理

得意先のWEB画面へ接続し、注文データをダウンロードしてフォーマット変換・コード変換して受注データとして取込する。

7

営業モバイル受注処理

営業担当者が得意先で受付けた注文を外出先でモバイル端末を利用して受注データを登録する。

8

EDIデータ交換処理

流通BMSなどのEDIデータ交換方式により注文データを受信してフォーマット変換・コード変換して受注データとして取込する。

9

WEB受注処理

自社のWEB画面へ得意先から接続して頂き、注文を登録して頂いて受注データとして活用する。

上記の受注処理形態は、お客様から注文を頂く形態別に卸売様側での対応する方法を記載しています。

それぞれの受注処理形態で受注処理を行う場合の負荷状態も記載しています。

受注処理をする卸売様側では、受注処理をより正確に効率よくスピーディーにできるための工夫をいろいろされているかと思いますが、やはり電話やFAXのアナログ注文は、データ入力する作業が発生するために人的負荷が高く、早朝出勤や残業が発生する場合があり作業負荷は大変大きい事だと思います。

また電話やFAXの受注に対する問題は、入力作業だけでなく下記のような問題も指摘されています。

電話注文の場合は、受付時間の制限があることや聞き間違いによるロスおよび対応時間の負荷が大きい。

FAX注文の場合は、まず内容確認を行い、抜け漏れをチェックし、不明点があれば得意先側に確認する手間がかるなどです。

受注業務負荷を少なくするためには、業務負荷が少ない受注形態へ誘導することが業務の効率化・省力化を推進できる方法となります。

基幹システムの受注入力業務効率化

ここでは、電話やFAXでのアナログ注文の受注登録作業を効率化する方法についてお話します。

受注データの入力作業や確認作業を効率化して業務処理を正確にスピーディーに出来る方法をご紹介します。

[受注処理を効率化できる方法]

 

受注効率化

内        容

1

いつもの商品登録

受注を受付ける場合、リピート商品の受注が多く見られます。そのため受注した得意先の過去実績の商品一覧を表示してその中の受注商品欄に数量を入力して受注データを登録する方法です。入力工数や商品間違いを減らすことが出来ます。

2

受注パターン登録

新商品等の一斉出荷の場合や複数商品の組合せ受注が大量に発生する場合に、事前に受注する商品パターンを登録し、そのパターンを利用して受注登録する方法です。複数の商品を一度に登録することが出来ます。

3

いろいろな

商品コード登録

受注入力で自社商品コードだけの入力でなく、JANコードや得意先商品コードを利用して入力する方法です。FAXの場合は、得意先商品コードやJANコードが記載されている場合があり、そのコードを利用して登録が可能となります。

4

受注データ

Excel取込

受注した情報をExcelへ登録してそのExcelを受注データとして取込む方法です。Excelのデータ作成は、画面からの入力より簡単に大量データが作成できます。また、過去の受注をExcelへ出力して修正して新規受注として取込む方法もあります。

5

発注処理への

データ連携

在庫を持たず受注して発注・入荷して出荷する商品は、自動で発注処理へ連携する方法です。また同じように直送商品の受注登録した場合も直送処理へ連携出来る事で処理の効率化が行えます。

6

有効在庫数表示

受注データ入力時の商品登録で在庫数を表示する方法です。表示する在庫数は、倉庫の棚にある在庫数から受注入力した時点で引当した有効在庫数を表示します。有効在庫数は、あとどのくらい受注で出荷できるかが分かる在庫数となります。

データ入力作業は、業務処理の中で一番労力が必要な作業でこれを効率化・省力化することが重要となります。

電話やFAX受注で注文頂いた商品の記載が曖昧で具体的な商品を確定することが難しい場合があります。

例えばマヨネーズ500Gを3ケースとして注文書に記載されている場合に、キューピーや味の素などの複数メーカーの商品でどのメーカー商品か分からない場合は受注した得意先の販売商品一覧から受注登録ができることで商品の確定が行えます。これはいつもの商品登録での機能となり作業の効率化が行えます。

また、FAX受注でコンピュータ印字されている場合などは商品コードが記載されている場合があります。

標準商品コードのJANコードや得意先で採番された得意先商品コードを入力コードとして利用出来ればFAXの商品コードがそのまま利用できてコード検索や転記作業が削減出来ます。

受注入力作業を確実に効率化できる機能を上手に利用して効率化を行ってください。

基幹システムの受注EDI化推進

受注処理形態に対するいろいろな対応方法や受注入力作業をより効率化できる方法についてお話しました。

社内の体制や運用方法を改善し入力作業の効率化を図ったとしても自社内で受注業務の効率化や省力化ができる範囲は限られます。

受注業務を最大限に効率化する方法は、得意先とのデータ連携による受注業務の自動化を行うことです。

これは、オンラインでの受注データ交換やWEB-EDIの受注データ取込が実施できている得意先は受注業務の自動化が出来ていますので、電話やFAXで受注している得意先への対応となります。

電話やFAXでご注文頂いている得意先へデータ交換を依頼しても得意先の体制やシステム化が難しく対応頂けない得意先と考えられます。この様な得意先は、比較的小規模な得意先でシステム担当者やシステム化を対応する部署も明確でない場合が多いかと思います。そのため、自社側で受注業務の自動化できるシステムを用意して得意先に利用いただける環境を提供する方法になります。いわゆるWEB受注システムの活用となります。

インターネットを介して得意先から注文を登録して頂く対応となりますが、WEB受注システムを用意したが得意先が利用して頂けないと意味が有りません、そのため得意先が利用し易く又は利用して頂く事で得意先側にもメリットが感じていただくことが重要なポイントとなります。

[WEB受注で得意先が利用し易く尚且つ利用する事でメリットを感じる機能]

 

対応機能

機  能  概  要

1

利用しやすい発注端末

パソコンだけでなくスマホやタブレットなど一般的に得意先で簡単に用意できる端末を利用して発注できる環境が前提となります。

2

出荷可能在庫照会

注文する商品の出荷が可能な在庫状況が照会できる機能、実際に出荷可能在庫数を表示する方法か又は記号(○・△・X)で表示する方法があります。

3

出荷状況照会

得意先が注文した商品の出荷状況(出荷済・未出荷)が照会できる機能です。

4

商品情報照会

商品の詳細情報が検索できる機能です。(荷姿・単価・商品詳細情報等)

5

発注履歴照会

過去に注文した履歴が検索できる機能です。(過去の注文の照会や過去の発注内容をコピーして新規注文登録ができる機能も操作性が上がります。)

6

請求照会

得意先への請求情報が照会できる機能です。(過去の請求及び入金履歴表示)

7

一括発注データ登録

大量に発注登録したい場合でExcelデータからの注文取込の機能です。

8

お知らせ照会

卸売側からの得意先へキャンペーンや新商品情報の通知の機能です。

9

お気に入り商品

得意先毎によく注文頂く商品を登録して注文登録し易くするための機能です。

10

納品実績照会

得意先へ納品した実績の照会機能です。(商品や日付指定による実績照会)

基幹システムの受注業務後の次工程業務への対応

受注データ入力の効率化・省力化できる方法や受注業務を自動化するためのWEB受注の必要な機能についてお話をしました。

ただ、受注業務は、をお客様からの注文を受注して登録・管理するためだけでなく次工程以降の出荷業務や売上業務及び請求業務までに如何にして効率よく引き継ぐことが出来るかが重要な対応となります。

次工程の出荷・納品業務では、商品出荷するための出荷指示や配送するためのスケジュール及び配送ルート指定などが受注業務処理で確定して引き渡すべき必要な情報となります。

そのため受注情報と事前に設定した各種マスタの連携が必要となります、また連携したマスタの内容も受注登録時点で修正が可能なことも必要です。

受注登録時点で連携させたい各種マスタ情報についてお話します。

[受注データと連携したい情報]

 

連携情報項目

内容

1

物流スケジュール情報

受注した得意先の受注日からの出荷日・納品日の物流スケジュールを曜日毎に登録して自動設定する機能、便指定情報も必要な場合があります。

2

配送情報

物流スケジュールに連携した配送情報(便・配送方法・配送ルート・配送順位・配送時間)を曜日単位で登録して自動設定する機能となります。

3

商品ロケーション情報

受注した商品の出荷倉庫やロケーション情報等を連携する機能

4

請求情報

請求締日や売掛・現金などの決済方法等の情報を連携する機能

受注業務処理後の次工程は、在庫品出荷する商品であれば出荷業務となりますが在庫品だけでなく受注して発注へ連携して商品発注する在庫を持たない商品の受注もあります。また直送として仕入先へ直送依頼して直送確定後に直送売上・仕入計上する商品もあります。

そのため商品毎の処理属性により受注後の処理も変わってきますのでそれぞれの商品の処理属性により次工程への連携も対応する必要があります。

[受注業務以降の流れ]

まとめ

基幹システムの受注業務は、お客様からの注文を受付して登録・管理する業務となります。

受注データ入力を効率化・省力化する方法やWEB受注システムの導入することにより受注業務の自動化を推進して頂く方法についてお話をしました。

自社の受注業務の課題を明確にして新しくシステムを導入して自動化する場合、社内や取引先との調整、業務の見直し、業務フローの切り替えなどが必要となってきます。

また受注業務だけでなく受注業務以降の業務への連携も重要ですので合わせて全体効率化を目標としてご検討頂けばと思います。

 

最後になりますが、株式会社テスクは、創業以来、流通業に特化し、消費財向け販売管理システムの導入支援・運用支援に関する豊富な実績と経験によって蓄積された十分なノウハウを持っています。

これらのノウハウを集結した消費財向け販売管理パッケージ『GROWBSⅢ』では、卸売様の基幹業務としての販売管理機能で今回ご紹介した受注入力業務の効率化できる処理機能を装備しております。

またWEB受注システムの得意先からの注文をインターネットで取込める機能もオプション機能としてもご用意しております。こちらのWEB受注システムは、クラウドでご利用頂けますし単独の機能としてもご利用頂けます。

もしご興味がございましたら、弊社の製品・サービス資料「消費財向け販売管理システム 「GROWBSⅢ」基本ガイドブック」をぜひダウンロードいただきご覧ください。

2021/03/19