帳票を電子化するメリットとは？事例からわかる効果を紹介！
働き方改革や生産性向上を目的とし、帳票の電子化を進められる企業様が増えています。
具体的には申請書や稟議書などの社内帳票や、取引先向け請求書など社外帳票の電子化を始められる企業様です。
今回のブログでは、これから帳票の電子化を検討する企業様向けに、帳票を紙で運用する課題と、帳票を電子化するメリットとデメリットを、弊社及び取引先様の実例を交えてわかりやすく解説します。
帳票を紙で運用する課題
はじめに、帳票を紙で運用することの課題についてみていきましょう。
帳票を紙で運用する主な課題は以下の5点があげられます。
紙代・印刷代などのコストがかかる
用紙代や、帳票を印刷する際の関連コストがかかります。
用紙1枚当たりのコストはそれほど高くなくても、企業全体の紙帳票が多ければ多いほど、コストがかかっていると思います。
また、帳票を複合機やプリンターで印刷する場合は印刷料金やトナー等消耗品の関連するコストも発生します。
加えて、請求書などの対外帳票を郵送する際には、印刷に加え封入などの作業コスト、郵送コストも発生しており、見えづらい部分ではありますが紙帳票にはコストがかかっていると言えます。
手書きや承認時の捺印など、手間と時間がかかる
紙の申請書を例にしますと、まず申請者が紙の申請書に手書きで書類を作成します。
作成した申請書を上長に提出し、上長は確認し承認する際は捺印して、次の人に回覧し、最終的に申請を処理する担当者に戻ります。
このように、手書きから捺印、回覧といったプロセスには手間と時間がかかります。
回覧中に紛失するリスクがあり、進捗がわかりづらい
申請書の例でいきますと、紙で提出しているため、頻度は少ないとは思いますが、他の書類と紛れたり異なる担当者に誤って回覧されたりといった理由で、申請書が紛失する可能性が少なからずあると思います。
また、申請者は自分の申請がどこの誰まで進んでいるか？といった進捗状況がすぐにはわかりません。
進捗状況を確認するためには自分で関係者に連絡を取り確認する、といった行動が必要でこちらも手間がかかると言えます。
外出や出張がある場合、最終承認まで時間がかかる
上長が外出や出張している場合は、申請書などは承認ができないため、最終承認まで時間がかかる場合があります。
事務所で作業する必要があり、働き方に制限がある
帳票の作成者、承認者、処理担当者のいずれも、原則は出社して事務所で作業する必要があります。
該当作業をする担当者がテレワークをしづらい状況となり、働き方に制限が出てしまいます。
昨今のテレワークを含む多様な働き方を推進する阻害要因となってしまうことが考えられます。
帳票を電子化するメリット
帳票を紙で運用する課題やデメリットをご紹介しました。
次に、帳票を電子化するメリットについて、以下の3点について実例を交え解説いたします。
コストを削減できる
帳票を電子化することで、用紙代や印刷にかかるコストを削減できます。具体的には帳票用の用紙購入コストや、印刷コスト、郵送コスト などです。
弊社では、稟議書や残業申請といった申請関係の書類の大半(全部ではありませんが・・)が電子化されており、同書類に関するコストは最小化されています。
また、弊社の顧客事例ですと、得意先からのFAX注文をWeb受注に移行することでFAX用紙を減しています。
そして得意先へ発行する請求書を電子送付に切り替えて、関連コストを削減している事例がございます。
業務を効率化できる
先の帳票を紙運用する課題で述べた、手書きや承認、回覧、承認状況の確認、といった部分で業務の効率化が期待できます。
申請などの帳票を電子化してワークフローシステムで運用することができれば、書類の作成や承認行為がすべてシステム上で対応できるため、大きな効果が得られます。
また、電子化されることで紛失の心配もなくなり、過去の帳票を参照する際もシステムからすぐに検索して対応ができ、申請者、承認者、処理担当者全ての方の業務効率化が実現可能です。
弊社ではワークフローシステムを利用しているため、申請から承認までの手間は少なく、最終承認までのスピードもとても速いと筆者自身も感じています。
弊社顧客事例ですと、同じくワークフローシステムの運用や、請求書の電子化、FAX注文の電子化で効果をあげていただいております。
働き方の制限がなくなる
皆さまのご想像の通り、帳票が電子化されシステムで運用ができるようになれば(外出先、出張先でシステムにアクセスできる環境があることが前提にはなりますが・・)、在宅勤務などのテレワークや出張、外出先でも業務を進めることができ、働き方の制限がなくなります。
昨今の人手不足などで、一層の生産性向上や職員の働きやすい環境を用意することが求められていると思います。
このようなメリットにも注目いただき、帳票の電子化について検討いただくことをお勧めいたします。
帳票を電子化するデメリット
帳票を電子化するメリットをご紹介しましたが、もちろんデメリットもございます。
次に、帳票を電子化するデメリットについて、以下の3点について解説いたします。
システム導入のコストがかかる
帳票を電子化する場合、多くの企業様で専用のシステム、ソフトウェアを導入し、サービス利用をされると思います。
その際に、導入コストや月額の運用コストが発生します。コストは数十万のものから数百万単位のものまで様々かと思います。
このような初期の導入コストや運用コストも見込んで、ご検討を進めていただければと思います。
導入時の教育、運用定着に時間と手間がかかる
今までの運用から大きく運用に変更が生じるため、システム導入時の担当者への教育や運用定着には一定の時間と手間がかかることは避けられません。
担当者も通常業務を行いながらシステム導入を行うのは大きな負荷がかかります。
帳票を電子化するシステムやソフトウェアを導入する際は、関係者に前広に周知したうえで、繁忙期を避けるとか担当者の引継ぎタイミングなども考慮し、導入タイミングや方法について慎重に調整を行うことをお勧めいたします。
対外帳票の場合、取引先の理解を得る必要がある
電子化する対象が請求書など対外帳票の場合は、帳票を発行する相手側、すなわち取引先にも帳票を紙から電子に変更することへの理解を得る必要が出てきます。
取引先によっては、電子化ではなく従来の紙帳票での対応を希望する企業もあるかと思います。
予め、取引先の意向を確認しておくことや、電子化に移行した際の取引先側のメリットや自社側の導入背景を整理しておき、取引先に理解頂くための準備を行うのがよいと考えます。
まとめ
「帳票を電子化するメリットとは？事例からわかる効果を紹介！」と題して、ご紹介してまいりました。
帳票をアナログ(紙)で運用する課題と、実際に帳票を電子化した場合のメリット、デメリットについてご理解いただけたかと思います。
弊社テスクでは、帳票を電子化する上で欠かせない自社で帳票を作成・変更できるツール(帳票作成ツール「SVF」)と、申請書などのワークフロー機能(IT基盤「intra-mart」)を搭載した販売管理システム(GROWBSⅢ)や、FAX注文の置換ができるWeb受注システム(CIRON)、また、他社のクラウド型帳票電子化サービスと連携するシステム構築事例もございます。
もし、ご関心をいただけましたら、資料ダウンロード、または当社までお問合せください。
最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。